コラム

2020.10.12

在宅勤務時にハンコを押す必要がある業務をどうすればいいのか(前編)

こんにちは!岡山のIT・経理コンサルティングのネットリンクスです。
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朝晩はだいぶ涼しくなってきました。食べ物がおいしい季節になってきましたが、みなさま食べすぎには十分注意しましょう。
と、健康診断の結果を見て節制をしなければと改めて思いました

さて、今回はテレワーク(とくに在宅勤務)を導入するにあたって多くの方が課題と感じているであろう、ハンコを押す業務について考えてみたいと思います。

さすがにハンコは自宅に持っていけないので、押す必要があるたびに出社しているという方が多いのではないのでしょうか。

そもそもビジネスシーンにおいてハンコはどの書類に使われることが多いのでしょうか。
大まかに2つに分けられるかと思います。
「社内の稟議・決裁に関わる書類」「社外取引に関わる書類」とです。

在宅勤務時にハンコを押す必要がある業務をどうすればいいのかまず「社内の稟議・決裁に関わる書類」ですが、法的にはもちろん不要です。
これらは社内ルールでそもそもハンコを廃止したり、ITツールを導入して申請と承認が分かるような仕組みに変えることで解決できます。
これらITツールは様々な種類が世に出ていますし、そのワークフローを作ってしまうことができるシステムもでています。

このツールのご紹介はまたの機会でお伝えします。

どちらかというとハンコの問題は「社外取引に関わる書類」の方ではないでしょうか。
いわゆる請求書、見積書、納品書、注文書、注文請書、契約書、受領書、領収書などといった書類です。
これらの書類では、実をいうと法的には必ず必要なものは少ないです。
現在では請求書や見積書、納品書、注文書などは予め印影を画像化してしまい、それら書類を印刷する際にその画像も一緒に印刷できるようにしている会社も少なくないようです。

請求書などは電子化してしまうとさらに便利ですので、9月のコラム(2020.09.11 在宅勤務で請求書などの書類をどうすればいいのか)をみてもらうとよいかと思います。

多くの会社で問題なのは契約書と領収書あるいは注文請書ではないでしょうか。
これらの書類についてはちょっと話が長くなりましたので別の機会に。

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