コラム

2020.11.27

在宅勤務時にハンコを押す必要がある業務をどうすればいいのか

  こんにちは!岡山・香川のテレワークならったまのテレワークガイドです。  
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さて、今回はテレワーク(とくに在宅勤務)を導入するにあたって多くの方が課題と感じているであろう、ハンコを押す業務についての話「時にハンコを押す必要がある業務をどうすればいいのか」の続きです。
さすがにハンコは自宅に持っていけないので、押す必要があるたびに出社しているという方が多いのではないのでしょうか。

前回はここで終わってしまいましたが、多くの会社で問題となっているのは契約書と領収書あるいは注文請書ではないでしょうか。
前回お話しした書類請求書や見積書、納品書、注文書などは法的にはハンコがなくても問題ないという話をしましたが、上記書類は「印紙」を貼った場合という問題が残ります。
印紙を貼った場合は、以下の国税庁のHPに詳しく記載されていますが、その文書と印紙の彩紋とにかけて判明に印紙を消さなければならないことになっています。
印紙を消すためには文書の作成者又は代理人、使用人その他の従業者の印章又は署名によることになっています。
https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/inshi/06/03.htm


印章(ハンコ)ではなく署名でもよいとはなっていますが、テレワークの問題が解決するわけではありません。
ただ上の文章をよく考えると「印紙を貼った場合」となっています。
では印紙を貼らなければならない場合とは何なのでしょうか。
印紙税法を簡単にまとめると課税「文書を作成し相手に交付する場合」に印紙を貼る必要があるとなっています。
課税文書とは簡単にいうと契約書・注文請書・領収書・手形などです。
課税文書について話すと長くなりますので、興味がある方は以下の国税庁のHPをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/about/organization/fukuoka/bunshokaito/inshi_sonota/081024/02.htm#a01


つまり紙での文書を作成し、相手に交付した場合貼る必要があるので、上記契約書などを「電子データで作成し相手に送信した場合」は課税されないということになります。
手形を電子化した電子記録債権についてでんさいネットにも記載がありますが、電子記録債権に印紙税が課税されないのもこのためです。
https://www.densai.net/about#inner_links1_02

とはいえ電子データで契約書を作ったところで、その人が作成したかどうか証明することが難しいため、電子契約や電子署名といった考えがでています。今はこれら電子契約等の様々なサービスが出ています。
電子契約などの文言でインターネット検索をすると、いろいろ電子契約サービスがでてきますので検討してみてはいかがでしょうか。

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