業務効率化に効くBox活用！こんな風にも使えるの？

１．そもそもBoxって何？

世界的にトップレベルのシェアを誇るクラウドストレージサービスです。
最大のメリットはセキュリティの高さで、企業が安心して使用できるストレージサービスとして評価されています。
他にも以下のような企業向きの特徴を備えており、企業利用イチオシのクラウドストレージです。

• 法人プランならば容量無制限
• 細やかな権限設定
• 多くのアプリと連携可能
• スマホやタブレットでも扱いやすいUI（ユーザーインターフェース）

今回はこのBox活用で業務効率化した事例をご紹介します。

おさらいコラム：【初心者におすすめ】Boxとは？使い方や特徴を徹底解説！

２．事例１：WEBサイトに資料提供リンクを設置

「資料のダウンロードはこちらから」
「申請書類をダウンロード」

WEBでよく見かけるダウンロードできるリンクボタン。
自社の商品アピールや申請手順の簡略化にもってこいですよね。

多くの場合は自社のWEBサーバーに資料をアップロードして、リンクボタンを作成しているのではないでしょうか。
資料のアップロード先をBoxに変更することで資料更新の手間が激減します。

◆Boxを使った資料リンクボタンの設置方法

1）Box内に連携用のフォルダを作成
2）フォルダの「共有」で共有リンクを作成
3）共有リンクのURLをWEBサイトのダウンロードリンクに設定

簡単！
リンクが設定できればどこでも設置可能なので、WEBサイトに限らずメルマガ上や、紙などにQRを印字して設置することも可能です。

共有リンクをクリックすると、以下のように表示されます。
ファイル名クリックで表示、右端のメニューなどからダウンロードが可能です。
（ログイン・サインアップボタンが表示されますがクリック不要です）

◆資料を更新・追加する時は？

1）共有リンクを設定した連携フォルダ内の資料を更新・追加

一瞬……！更新・追加が本当にラクチンです。
ホームページ更新を業者に委託している場合、都度費用がかかる方もいらっしゃると思いますが、Box共有なら更新・追加し放題です。

更に閲覧・ダウンロードの統計情報を確認可能！
いつ、どの資料がダウンロードされたのか確認することで、営業や顧客サービス向上にも役立てられます。

３．共有リンクのセキュリティは大丈夫？

すごく簡単に資料を共有できますが、セキュリティ面は大丈夫でしょうか。

Boxの共有リンクはセキュリティの為に様々な設定を追加することができます。
細やかな設定により、共有の目的にあったセキュリティと利便性のバランスをとれる点も魅力の一つです。

1）三種類のアクセス制限

共有の目的に合わせてアクセス制限をかけられます。
共有リンク作成時に２クリックで簡単に設定できます。

・リンクを知っている全員

リンクを知っている全員がアクセスでき、サインイン不要。
社外に広く共有する時に便利。

・会社のユーザー

リンクを知っている社内ユーザー全員か、招待されたユーザーのみアクセス可能。社外秘データの共有に有効。

・招待されたユーザーのみ

招待されたユーザーのみがアクセス可能。

2）二種類の利用方法制限

「表示のみ」と「表示とダウンロード」のどちらかを選択できます。
閲覧だけして欲しい場合は「表示のみ」を設定しておけば安心ですね。

3）リンク利用期限

リンクの有効期限を設定できます。
案件期間中のみの資料公開にしてセキュリティを高めるたり、「イベント期間限定の特別公開！」などの限定公開の管理にも便利です。

4）パスワード保護

リンクを開く時にパスワードを要求するよう設定することができます。

5）共有リンクレポート

いつ誰が共有リンクを設定したか一覧表示でき、不適切な共有の有無を確認できます。

４．事例２：BoxアップロードリンクをWEB設置

「ついでにダウンロードしてもらった申請書をWEB上でアップロードもしてもらえたらいいのに」と、思いませんか？

実はこれも簡単にできちゃいます。
共有リンクと同じように連携フォルダを作成したら、「ファイルリクエスト」でリンクを作成し、WEB上にリンクを設定すれば完了！

リンク先は以下の画像のように表示され、ファイル選択かドラッグアンドドロップでアップロードが可能です。

あっけないくらい簡単！

「メール添付で送られてきた書類を対象フォルダに保存する」従来の一連の動作がまるっと不要になって爽快です。
メールの確認もれの心配もいらなくなってストレスフリー！

＜おまけ＞

「リンクじゃなくてWEBサイトの中に直接埋め込みたいんだけど」
そんな方には「埋め込みウィジェット」！
簡単操作で埋め込み用ソースが作成できます。

【Box埋め込みウィジェット】

※ログイン無しで利用できるので、Boxユーザー以外の方も閲覧・ダウンロード・アップロードが可能です。

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