いま注目のペーパーレス会議とは？紙媒体のみだと時代遅れに
2021.08.17
みなさんも「ペーパーレス化」という言葉を一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか。ペーパーレス化と言えば、コスト削減！環境に良い！そしてテレワークの実現にも繋がってきます。
近年は会議においてもペーパーレス化が進んでおり、多くの企業が注目しています。そんなペーパーレス会議について、メリットやデメリット、必要なおすすめツールについて解説していきます。
①ペーパーレス会議とは？
「ペーパーレス会議」とはその名の通り「紙を使わない会議」の事です。今までの会議ではエクセルやパワーポイントなどで作成した資料を紙に印刷して行っていましたが、ペーパーレス会議では紙で作成していた会議資料を電子データ化しパソコンやタブレットなどのデジタル機器で共有しながら会議を行っていきます。会議準備のための手間、紙や印刷代などのコスト削減、データ共有や編集のしやすさなどの利点があり多くの作業の効率化が期待されるので、ペーパーレス会議を導入する企業も増えてきています。
また、資料を電子化することでインターネット環境とデジタル機器があれば場所を選ばずいつでも会議に参加することができます。わざわざ遠方まで足を運んで会議に参加する必要がなくなりますので、交通費の削減にもなりますね。
②ペーパーレス会議のメリット
ここで、ペーパーレス会議のメリットについて詳しく解説していきます。
１.コストの削減
会議のたびに紙に印刷していた分のコストが無くなるので大幅なコストの削減が可能です。会議の回数や人数、情報量が多いほどペーパーレス会議によるコスト削減の効果が見えてきます。１回の会議ではさほど大きくないと思われるものですが、月間や年間を通してみるとやはり会議にかかってくるコストは小さくないですよね。それだけでなく、紙を使用しないことは環境にとっても良い取り組みになります。
また、会議を行うにあたっての資料作りや会議室の準備等にかかる人件費も削減することが可能です。
２.準備時間の短縮
紙の資料を使った会議では、人数分の資料を印刷して、資料を分けて、綴じて、配布して…といったような作業が不要になります。これらの作業にかかる手間は思った以上にかかるものですが、ペーパーレス会議にすることで非効率的な作業をなくして生産性の向上まで期待できます。
３.会議直前でも資料の修正が可能
「会議直前に資料に修正点が見つかった…」なんてことも少なくありません。修正部分が大きい場合、資料を直して、もう一度印刷して、配布して…といった作業をしなくてはいけないこともあり、会議までに間に合わない可能性が出てきますね。紙や印刷代などの余計なコストがかかってしまいます。
しかしペーパーレス会議を導入していれば、修正したデータを再配布し、会議室のディスプレイや参加者の各デバイスに表示させてスムーズに会議を行うことができます。このように、会議直前まで資料の修正が可能であるというところもペーパーレス会議のメリットです。
４.セキュリティの向上
紙の資料を使った会議では配布された資料はそのまま参加者それぞれが管理することが多く、会議室に資料を置き忘れたり、紛失したりすることで簡単に情報が漏洩してしまいます。企業の情報漏洩は58％が紙媒体からだとか…。ペーパーレス会議では資料はすべてデータなので、置忘れや紛失もなくなります。また、資料の暗号化やパスワード設定をかけたりすることで情報漏洩のリスクをより低減することができます。
５.遠隔での会議が可能
Web会議の開催だけでなく、遠隔での参加も可能になってきます。資料はリアルタイムで共有・編集が可能なため出張の合間に会議に参加できたり、今までは距離の問題で参加できなかった人も会議に参加できるようになります。予定の調整なども合わせやすくなり、より一層効率的な会議を行うことができるでしょう。
③ペーパーレス会議のデメリット
ペーパーレス会議にはどのようなデメリットがあるのでしょうか。ペーパーレス会議のデメリットと解決のポイントを解説していきます。
１.資料が扱いづらい場合がある
紙の資料に比べ、デジタル機器では資料を扱いづらいというデメリットがあります。紙の資料は机に広げて複数同時に見ることができますが、パソコンやタブレットでは資料を一覧できなかったり、できたとしても画面が小さかったりなど、紙の資料と比較すると不便な点が見られます。
そのような場合には、参加者の使用する端末に合わせて資料を作成することで少しでも資料の扱いづらさを改善することが可能です。ペーパーレス会議ではパソコンやタブレット端末を使用することがほとんどであると思いますので、作成する資料はタテ型ではなくヨコ型の資料を作成すると良いでしょう。
２.IT機器を使いこなす必要がある
ペーパーレス会議はIT機器を使用して行うものですので、どうしてもIT機器の操作が必要になってきます。資料をパソコンやタブレット機器で閲覧しながら進めるので、操作に不慣れな参加者がいた場合上手く資料を閲覧できない可能性があります。操作に不慣れな参加者がいる場合、事前に会議資料を共有しておくことで円滑にペーパーレス会議を進めることができます。
また発表者が操作に不慣れな場合、または操作に自信がない場合には、会議の進行を事前にシュミレーションしておくと良いでしょう。スムーズにペーパーレス会議を行うためにはやはり慣れることが大切です。筆者も操作に自信がない時には事前にシュミレーションを行っています！
３.メモが取りづらい
資料を閲覧しながらメモを取りづらいというものペーパーレス会議のデメリットです。紙の資料であれば資料に直接書き込んでメモを取ることができますが、パソコンやタブレット上で資料を閲覧しながら書き込むことはなかなか難しいです。書き込めないから印刷して書き込むと、ペーパーレス化した意味が見出せませんよね。ペーパーレス会議でメモを取るには、それに適したタブレット端末や配布された資料に書き込めるペンを準備し、紙の資料でできていたことをペーパーレス会議でもできるようにする必要があります。
ペーパーレス会議の導入に際してデメリットよりもメリットの方が多いことがお分かりいただけたのではないでしょうか？積極的に会議のペーパーレス化を進めていきましょう！
④ペーパーレス会議に必要なおすすめツール
ペーパーレス会議の導入にはITツールの導入が不可欠です。そこで、ペーパーレス会議を行うにはどのようなツールが必要になってくるのでしょうか？今回は、ペーパーレス会議に必要なツールの一部をご紹介します。自社に適したITツールを導入し、より効率的にパーぺーレス会議を行いましょう。
〇クラウドストレージ
ペーパーレス会議を行うにあたって、参加者に資料を配布する必要がありますよね。メールでも配布することは可能ですが、セキュリティ面が心配です。そこでより安全に、安心して資料を配布できるITツールがクラウドストレージです。
1.Box
セキュリティ対策に優れたクラウドストレージです。他サービスには見られないセキュリティ要件によるアクセス権限を細かく設定することができます。
〈Business〉
1,800円～/月・最低５ライセンスから導入可能
Boxについて詳しく知りたい方はこちらの記事をお読みください！
⇒「【初心者におすすめ】Boxとは？使い方や特徴を徹底解説！」
２.One Drive
Microsoft社の提供するクラウドサービスです。Excel、Word、OutlookなどのOfficeアプリを利用できるパッケージがおすすめです。
〈Microsoft 365 Business Standard〉
1,360円～/月
〇Web会議ツール
ペーパーレス会議で資料の共有を行ったり、遠隔で会議を行うにはWeb会議ツールは欠かせません。PCの画面や音声を共有することも可能なため、様々な形で会議が可能です。
3.zoom
zoomという言葉は誰もが一度は聞いたことがあるのではないでしょうか？zoomは無料で利用できる認識が多いのではないかと思います。実際私もそう思っていました。
無料版でも画質や音質、システムにもに全く問題はないのですが、3人以上の会議を行う際に40分の時間制限があるということをご存じですか？有料版を導入することで時間の制限がなくなり、ウェビナーという機能も利用できるようになります。
〈プロ〉
2,000円～/月
4.Microsoft Teams
Microsoft社の提供するサービスです。特に、WindowsやOffice365を利用する際には相性が良いのでおすすめです。パッケージ導入でクラウドストレージOne Driveも利用できます。
〈Microsoft 365 Business Standard〉
1,360円～/月
⑤まとめ
いかがでしたでしょうか？会議をペーパーレスにすることで大幅なコスト削減や作業の効率化が可能になるなど、様々なメリットがあることをお分かりいただけたのではないかと思います。
しかし、デジタル機器やITツールをうまく使いこなすことができないと、かえって会議の効率が悪くなってしまったり、せっかく導入したペーパーレス会議のシステムが崩れてまた元の紙媒体の会議に戻ってしまうことも起こり得ます。そのような事態に陥らないよう、ペーパーレス会議を行う際には事前準備をしっかりと行い、スムーズに会議を進められるようにしていきましょう！
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