在宅勤務とは?テレワークとの違いや導入時にすべき3つのポイント

2021.08.03

在宅勤務という言葉、きっとみなさんもよく耳にするのではないかと思います。在宅勤務に憧れる方もいらっしゃるのではないでしょうか。筆者がそのうちの一人です。

「テレワークと在宅勤務の違いとは?」「在宅勤務をすることにどのようなメリットやデメリットがあるのか?」など、みなさんの気になるあれこれを導入事例を交えて徹底解説していきます!

①在宅勤務とテレワークの違いとは

突然ですが、「在宅勤務」と「テレワーク」の違いは何だかご存じですか?「在宅勤務」も「テレワーク」も同じような意味じゃないの…?と思われがちですが、厳密にいえば違うものになってくるんです。
「テレワーク」とは場所や時間に制限されない柔軟な働き方の事で、様々な勤務形態があります。「在宅勤務」は文字通り自宅に居ながら仕事をすることで、「在宅勤務」は「テレワーク」という働き方のうちの一つに含まれます。リモートワークという言葉も耳にしますが、テレワークとほぼ同義で、遠隔地で仕事をすることを指します。いずれもインターネット等を活用して勤務場所や勤務時間にとらわれない柔軟な働き方の総称です。

そもそもテレワークとはなにかメリットやデメリットなどを詳しく知りたい方はこちらの記事テレワークとは?テレワーク導入におけるメリット・デメリット!をお読みください。

②在宅勤務する際・テレワークする際の必要事項

テレワークを行う上で必要事項が3点あります。

1.セキュリティ対策

テレワークはオフィス外で仕事をしますね、つまり第三者に情報を見られる可能性が出てきます。
例えば…

・カフェで仕事をしていたら画面を見られてしまった
・インターネットに接続しようとしたら公共の無線LAN(Wi-Fi)に接続してしまった
・パソコン、モバイル端末の盗難・紛失
・自宅のインターネット回線を使用して仕事をしていたら情報が漏れていた

といったような事態も起こり得ます。そうならないためにも、しっかりとセキュリティ対策を行いましょう

自分でセキュリティ対策をしようとなると難しい、なかなか手を出しづらいという方、ネットリンクスは無料で個別相談を受け付けております!この際にぜひお問い合わせください(^^)/
→セキュリティ対策などのご相談はこちら

2.勤怠管理の徹底

テレワークとは場所や時間に制限されない柔軟な働き方の事です。オフィスで仕事をする際にはタイムカードなどを使用して決まった方法で労働時間の把握ができていましたが、テレワークを行う際にも従業員の労働時間の把握が必要になります。しかしながら場所も労働時間も違う場合どのようにして勤怠管理を行うのでしょうか。実際に在宅勤務・テレワークを導入しているネットリンクスでは「マネーフォワードクラウド勤怠」というITツールを活用して従業員の勤怠管理を行っています。パソコンやモバイル機器、インターネット回線があればどこからでも出退勤の登録をすることができています

3.情報共有の徹底

仕事をする上で情報共有は欠かせません。オフィスに居れば直接情報共有をすることが可能ですが、テレワークとなるとなかなか難しいのではないでしょうか。情報やデータの共有をメールで行うのも一つの手ですが、メールだと相手が見ているのかはっきりと分かりませんよね。電話で伝えるのも良いですが、お客様対応をしていたり、作業が取り込んでいたりすると電話に出られないなんてことも…。最近は「チャット」ツールを利用して仕事を進める企業も少なくありません。チャットであれば既読、未読がすぐわかる機能が搭載されていたり、メールのような手間をかけずに返信したり資料を送ることも可能です。(チャットツールのご紹介は後程行います。)

③必要機材やツール

さて、在宅勤務をはじめようか…と思い立ったはいいものの、必要なものがなにか分からない!そんなあなたに、在宅勤務を行う上で必要になる機材のご紹介をいたします!

〇パソコン・タブレット機器・スマートフォン

こちらは言うまでもなくテレワークに必要なものですね。在宅一筋!という方はデスクトップPCでも問題ありませんが、出社する機会がある方には持ち運びをしやすいノートパソコンがおすすめです。

〇インターネット環境

まずはインターネット環境を整えましょう。テレワークにはインターネット環境があることが前提条件となってきます。また、安定したインターネット回線を用意することで、Web会議などのリアルタイム通信もスムーズに行うことができます。お住いの地域によっては突然インターネット回線が繋がらなくなるなんてことも起こり得るので、いざ在宅勤務中に回線が切れてしまっても大丈夫なように自分で設定をなおせるようにしておきましょう!(筆者もよく回線が切れてしまいます…)

〇PC周辺機器

マウス・キーボード・PCモニター・イヤホン・ヘッドセット・WEBカメラなど…パソコンとインターネット環境が整っていれば仕事はできますが、より快適に、スピーディに仕事を進めようとなるとキーボードやマウスは必要になってくるのではないでしょうか。また、普段からオフィスでモニターを使用している場合、在宅勤務でもモニターがあった方が仕事を進めやすいですね。イヤホン・ヘッドセットについてですが、Web会議などのミーティングを行う際にはイヤホンを用意しておくと良いでしょう。イヤホン・ヘッドセットを装着することで周りの音を気にすることなくWeb会議に集中して参加することができます。自分に合ったPC周辺機器を選んで、作業効率をアップさせていきましょう!

〇ITツール

テレワークに欠かせないもの、それはITツールです!資料のやり取りや会議、情報共有など…オフィスに居れば直接できるものを、テレワーク中でも同じような感覚でできるようにしておきたいですよね。そこで、今回はテレワークを進めるにあたってネットリンクスが利用しているITツールを5つご紹介していきます。

【Web会議ツール:Zoom】

Zoomといえば誰もが耳にしたことのあるツールなのではないでしょうか。Zoomは無料でも利用できるのですが3人以上でミーティングをする場合、無料版だと40分の時間制限があります。ですので、長時間に及ぶ会議を行うためには有料版を購入する必要があります。ネットリンクスでも有料版を購入しており、長時間の会議やセミナーを開催する際に利用しています。セミナーを開催したいという方はウェビナー機能も利用できる有料版がおすすめです。

【コミュニケーション(情報共有)ツール:Chatwork】

在宅勤務・テレワークを行う上で問題点となってくるのがコミュニケーションです。テレワークを行うと、一緒の場所で仕事をしないのでどうしてもコミュニケーションが希薄になってしまいます。そこで、ネットリンクスで利用しているツールが「Chatwork」。チャット形式でグループや個人とやり取りができ、遠くにいるのに近くにいるような、在宅勤務中の孤独感を埋めてくれるツールとなっています。豊富な絵文字でメッセージにリアクションすることも可能ですので、相手が見ているかどうかも確認できるところがとても良いですね!ビデオ会議機能もついているので、円滑なコミュニケーションの実現が可能です。

【勤怠管理システム:Money Forwardクラウド勤怠

こちらは従業員の勤怠管理をクラウド上で行うことが可能なツールです。PCだけでなくスマートフォンからも打刻することが可能ですので出先からも打刻ができてしまいます。

【クラウドストレージ:Box】

セキュリティ対策に優れているクラウドストレージです。オフィスでは社内に保管されてある紙の書類を棚から見つけて、持ってきて、作業をするという流れでしたが、テレワークではそうはいきません。電子化された書類をクラウドストレージ上で保管することで、いつでもどこからでも資料を閲覧することが可能になってきます。検索するだけで必要な資料を見つけることができるので、大変便利なツールです。

【セキュリティソフト:F-Secure】

ネットリンクスで利用しているセキュリティソフトは「F-Secure」!導入も簡単で、セキュリティー面も優れています。セキュリティ対策にお悩みの方、詳しく話を聞きたいという方はぜひ一度ご相談ください!

④在宅勤務のメリット・デメリット

テレワークのメリットデメリットについては別の記事で解説しているので、今回は在宅勤務のメリットデメリットについて詳しく解説していきます。

テレワークのメリットデメリットについてはこちら!「テレワークとは?テレワーク導入におけるメリット・デメリット!」

メリット

1.通勤時間の削減・負担の軽減

自宅を職場が離れていて通勤に1時間以上かかるというという人もいらっしゃいます。筆者も1時間半かけて会社に通っており、通勤にかかる往復3時間がなんだか惜しいと感じることも多くありました。しかし、在宅勤務をすることで通勤にかかっていた時間をスキルアップのための勉強に充てたり、リフレッシュの時間に充てることができるように!また、在宅勤務をすることで車や公共交通機関での移動時に感じる負担を軽減することも可能です。

2.非常時の事業持続性の確保

在宅勤務・テレワークが注目されるようになった大きなきっかけのひとつが、新型コロナウイルス感染症によるものです。今回のみならず、台風や大雪などの自然災害により通勤できなくなったという際にも在宅勤務ができる体制が整っていれば中断することなく事業を継続していくことが可能です。ネットリンクスでは、新型コロナウイルス感染症が流行する前から従業員が全員在宅勤務ができる体制を整えていたので、緊急事態宣言発令後即座に従業員全員が在宅勤務に切り替えることができました!

3.人材の確保

育児や介護が理由で退職・転職を選択せざるを得ないという人も多くいらっしゃるかと思います。そこで、在宅勤務者として会社に残ることが選択肢としてあれば、離職を思いとどまってくれることもあるでしょう。実際、在宅勤務は通勤が困難な人や育児をしている人にとっても働きやすい勤務環境ですので、在宅勤務を導入することで優秀な人材の離職を防ぐことが見えてきます。

デメリット

1.勤務実態の不透明性

在宅勤務におけるデメリットとして勤務実態の不透明性があげられます。残業代の未払い、働きすぎや評価の不公平性などを防ぐために就業ルールを設けたり、適したツールを活用してカバーしていく必要がありますね。

2.コミュニケーションの不足

在宅勤務の大きな問題の一つとして挙げられるのがコミュニケーション不足。オフィスと違い周りに人がいないので気軽に話せなくなり、チームワークに支障が出る可能性があるのが在宅勤務のデメリットの一つです。現状、誰がどのようなことに困っているのか分からないと、従業員のモチベーションが下がる原因にも繋がってしまいます。そこでネットリンクスでは、困ったことがあれば誰かが助けてくれるように「ヘルプミーチャット」というグループチャットを設けています!

このように、在宅勤務には多くのメリットがありますね。中にはデメリットも見られますが、適したITツールを導入することで簡単にカバーすることができます。

⑤まとめ

今回はテレワークのうちの一つである在宅勤務に焦点を当てて解説してきましたが、いかがでしたでしょうか?在宅勤務を導入することで従業員のライフワークバランスの向上に繋がっていきます。ライフワークバランスが向上することでモチベーションが上がり、教務効率や生産性の向上にも繋がっていくのです!また、新型コロナウイルス感染症のような自然災害に影響されることも十分に起こり得ます。そんな時、在宅勤務ができる体制を整えていれば事業の持続性も確保することができますね。在宅勤務をお考えの方、在宅勤務に少しでも興味のある方もこれを機にぜひネットリンクスへご相談ください!在宅勤務・テレワークの導入に関して、みなさまに適した方法をご提案いたします(^^)/ 最後までご覧いただきありがとうございました!

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