テレワークとは?テレワーク導入におけるメリット・デメリット!

2021.07.13

こんにちは!岡山・香川のテレワークならおったまのテレワークガイドです。
テレワークのことなら実践率100%、緊急事態宣言中出社率70%減達成のネットリンクスにおまかせください!

今多くの企業が注目し、導入を検討している「テレワーク」。世の中の動きとしても、感染症予防対策・働き方改革の促進等の観点からテレワークでの勤務が推奨されています。
そこで今回は、全従業員テレワーク達成のネットリンクスがテレワークのメリットデメリット、導入のポイントについて解説します。

〇テレワークとは

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語であり、インターネットやそれを活用したITツール等を活用した、場所や時間に制限されない柔軟な働き方のことです。
テレワークには、在宅勤務をはじめとしたさまざまな勤務形態があり、それらを総称してテレワークといいます。

在宅勤務

自宅を就業場所とする勤務形態のテレワークのことです。通勤時間の削減や移動による身体的負担を軽減し、時間を有効に活用することができます。
在宅勤務の中にも、終日自宅から仕事をする「終日在宅勤務と、1日のうち一部の業務のみを自宅で行う「分在宅勤務があります。ネットリンクスでも緊急事態宣言下での出社率7割削減を行う中で、どうしても出社しないといけない場合に自宅が近い従業員は午前と午後で在宅と出社を切り替えるなど、「終日在宅勤務」と「部分在宅勤務」を活用しています。

モバイルワーク

移動中や移動の合間に喫茶店等を就業場所とする働き方のこと。場所にとらわれない効率的な働き方が行えます。

サテライトオフィス/コワーキングスペース勤務

企業のサテライトオフィスや一般的なコワーキングスペースなど、自社専用オフィス・共同オフィス等を就業場所とする働き方。訪問先従業員の自宅に近い場所を利用することで移動時間の削減、または遊休施設の活用でオフィスコストを抑えたりすることができます。

〇テレワークのメリット・デメリット

<メリット>

1.人材確保

「働く場所にとらわれない」ということは、人材確保においても重要な要素となってきます。従業員それぞれのライフスタイルの変化に対応し、退職以外の選択肢を発生させることで優秀な人材の離職防止に繋がります。実際にネットリンクスでは、従業員の旦那様が県外へ転勤が決まり、その際従業員から「ネットリンクスで働き続けたい」という声が上がったことをきっかけにテレワークを導入しました。

2.コストの削減

テレワーク導入により全従業員が毎日出社する必要がなくなるため、オフィススペースを削減することが可能になります。通勤費や出張費の削減、光熱費等オフィスの環境維持にかかる経費も削減できます。また、ペーパーレス化を進めることで用紙代・印刷代などに使われるコスト、書類を保管するためにかかる備品のコストを削減することも可能です。

3.非常時の事業継続性の確保

テレワーク導入を検討する企業様の中で、新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけとする方は多いのではないかと思います。感染症だけでなく、台風や大雪、地震など予期せぬ災害が発生した際、企業として事業を継続していくことは非常に重要です。ネットリンクスでも、新型コロナウイルス感染症の流行以前より全従業員がテレワークを行える環境を整えていたことにより、緊急事態宣言発令後ただちに全従業員が原則テレワークに切り替え、出社率7割削減を実現することができました。

4.ワークライフバランスの向上

通勤時間や移動時間の削減により時間の制限が緩和され、自由に使える時間を捻出することができます。また子育てや介護をしながら仕事をされる方にとっても、場所や時間に制限されない柔軟な働き方が行えるのは大きな魅力です。

5.生産性・創造性の向上

テレワークを導入するにあたりITツールの導入等、環境整備が欠かせません。その結果、迅速な情報共有が可能になったり、ペーパーレス化やRPAによる定型業務の自動化によって作業効率は大幅に上がります「テレワークにおすすめツール7選」でテレワークに必要なおすすめツールを一部ご紹介します。

<デメリット>

1.コストがかかる

テレワーク導入のためには、上記の通りITツール導入などの環境整備が必要です。導入のメリットと照らし合わせながら、自社にあったツールを見極めて導入する必要があります。また補助金や助成金を活用することで導入費用を抑えることもできます。ネットリンクスでは、今使える補助金・助成金に関する無料セミナーを開催しております。ぜひご参加ください。

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2.現場の混乱

ITリテラシーの低い従業員がいた場合、様々なITツールを導入することによって逆に不便さを感じたり作業効率が低下したりと、現場の混乱が予想されます。いきなり100%でやろうとするのではなく、「まずはここでまで」という目標を設定しスモールスタートで始めるのも一つの手です。それにより、初期導入費も抑えられるため「できるところからやってみる」ということが重要です。

〇ネットリンクスでの導入事例

全従業員テレワークを達成したネットリンクスでのテレワーク導入事例を一部ご紹介します。

上記でも述べましたが、ネットリンクスのテレワーク導入のきっかけとなったのは従業員の旦那様が県外へ転勤が決まり、その際従業員から「ネットリンクスで働き続けたい」という声が上がったことです。

そこでネットリンクスがまず行ったのは、社内のペーパーレス化です。テレワークを導入するにあたり、紙資料をなくしペーパーレス化を図ることは欠かせません。
日本テレワーク協会が6/7にリリースした資料でも、このように言われています。

「デスクワークは、ペーパーレス化(電子化)さえされていれば、PCの上での操作で実施可能である。まずは、ペーパーレス化をきちんと行う必要がある。
(中略)
ペーパーレス化されている範囲でテレワークすることを考えてみる。」

※日本テレワーク協会(https://japan-telework.or.jp/)の2021年6月7日リリース資料
「中堅・中小企業におすすめのテレワーク製品一覧第4.0版」より引用

このように、テレワーク実現のためにペーパーレス化を推奨しています。
こうしてペーパーレス化を行うことで、テレワークでも必要資料への容易なアクセスが可能になります。
しかし、中にはどうしても社内でしか行えない作業もあります。そこで導入したのが、リモートアクセスツールです。
自宅のPCから社内のPCを遠隔で操作することで、社内でしか行えない作業もテレワーク中に行うことができます。
また、RPA(人がパソコンで行う定型作業をロボットによって自動化できるもの)を導入したことでも、ロボットが代わりに作業を行なってくれるため出社する必要がなくなります。

ペーパーレスについて詳しくはこちらのコラムをご覧ください!

〇テレワークにおすすめツール7選

上記の通り、テレワークを導入するには、ITツール導入などの環境整備が必要です。
テレワークに必要なツールを一部ご紹介します(ご紹介するツールの料金は最低料金のプランのものです)。
導入の際には、自社に適したツールを見極めることが重要です。

<WEB会議ツール>

WEB会議ツールを使用することにより、顔を見られるだけでなくPCの画面や音声を共有することができるため、資料の共有もスムーズに行えます。

1.Zoom

Zoomと言えばほとんどの人が耳にしたことがあるツールではないかと思います。
Zoomは無料版でも高画質・高音質で、画面共有もスムーズに行える程度で接続性が安定しています。しかし、無料版で3人以上での会話を行う場合、40分の時間制限があるため注意が必要です。
〈プロ〉
・2,000円~/月

2.Microsoft Teams

TeamsはMicrosoft社が提供するツールです。そのためWindowsやOffice365との相性が良いのが特徴です。
月当たり540円~。

<ビジネスチャット>

顔を合わせないテレワークでも円滑で効率的なコミュニケーションをとることができます。

3.Slack

世界シェアナンバーワンのビジネスチャット。特徴として、Google DriveやZoomをはじめとした1,500以上の他社アプリと連携することが可能です。
月当たり850円~導入できます。

4.Chatwork

国産のビジネスチャットツールです。タスク管理やファイル共有なども簡単に行えます。
月当たり500円~。

5.LINE WORKS

LINEのビジネス版チャットツールです。ビジネスチャットツールにあまりない「既読」表示機能があります。
月当たり300円~。

<クラウドストレージ>

テレワークにおいてペーパーレス化は欠かせません。紙の書類をデータにして社内のサーバーではなくクラウドストレージ上で管理することで、テレワーク中でも容易に書類にアクセスできます。

6.Box

他サービスにはない細かなアクセス権限設定が可能で、セキュリティ対策に優れています。
〈Business〉
1,800円~/月・最低5ライセンスから導入可能

7.OneDrive

Microsoft のパッケージで導入することによって、Teamsなども一緒についているため初期費用を抑えられます。
〈Microsoft 365 Business Standard〉
・1,360円~/月

〇まとめ

いかがでしたでしょうか?テレワークを導入すると、企業にとっても従業員にとってもさまざまなメリットがあることがおわかりいただけたかと思います。しなしながら、導入にあたっての課題も存在します。企業の業務内容や従業員を取り巻く環境によって、最適なテレワークの取り組み方は異なります。自社にとって最適な働き方がわからない、テレワークをどう活用していけばよいのか分からない。そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひネットリンクスへご相談ください!

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