在宅勤務で請求書などの書類をどうすればいいのか

2020.09.11

こんにちは！岡山のIT・経理コンサルティングのネットリンクスです。
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朝晩は若干涼しくなってきたようですが、まだまだ日中は暑い日が続いています。
熱中症に気を付けて過ごしください。

さて、今回はテレワーク（とくに在宅勤務）を導入するにあたって多くの方が課題と感じているであろう、請求書や領収書などの書類について考えてみたいと思います。

そもそも請求書や領収書とは何のために必要なのでしょうか。
それらは取引の内容を証明する証憑（しょうひょう）として必要ということです。
様々な法律で必要となりますが、企業として大きく影響してくるのは税法でしょうか。
法人税や消費税といったものの計算根拠として必要となってくるわけです。
それら税法の規定として証憑書類を7年間保存することが記載されています。
となると紙が絶対必要となってきますが、法律上電子データで保存する方法も税務署に届出を行い認められれば可能です。

国税庁HP電子帳簿保存法関係

https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/denshichobo/mokuji.htm

ただしタイムスタンプを付与するなど要件が厳しく導入している企業は少ないようです。
しかし、ここで規定しているのはあくまで保存についてなので、証憑書類を送ってもらう方法を規定しているわけではありません。
つまり郵送で送ってもらう必要はないわけです。

まず考えたいのは、取引先様に紙ではなく電子データでもらうことができないかどうか、ということです。
経理処理をするにあたって請求書で必要な情報はあくまで取引した金額が正しいかどうかの確認が主だと思います。
メールなどで事前にデータがもらえれば上記の処理は行えるわけです。
それが難しければ次にFAXで先に送ってもらうことができないか、ということです。
以前7/13のブログで詳しく書いていますが、FAXされたデータを電子化する方法を考えればよいわけです。
そして保存しておく紙は出社してプリンタがある時にまとめて印刷する。
ちょっとした工夫でテレワークができないといった考えは検討することができるのです。

それでもちょっと面倒だなと思った方へのネットリンクスのご提案として、請求書のやり取りをお取引先様と相談して一気に電子化してしまうというものです。