雇用者側、企業側からみるテレワークの問題点と解決策
2022.03.08
こんにちは！岡山・香川のテレワークならおったまのテレワークガイドです。
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「テレワークに興味があるけど、問題点って何があるんだろう」と考える方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？今回は雇用者側、企業側からみるテレワークの問題点と解決策について解説していきます。
１ テレワーク、在宅勤務とは？
テレワークとは
テレワークとは「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、インターネットやITツール等を活用した場所や時間に制限されない柔軟な働き方のこと。テレワークには、在宅勤務をはじめとしたさまざまな勤務形態があり、それらを総称してテレワークといわれています。
在宅勤務とは
自宅を就業場所とする勤務形態のテレワークのことです。在宅勤務もテレワークのうちの一つ、ということなんですね。在宅勤務は通勤時間の削減や移動による身体的負担を軽減し、時間を有効に活用することができます。
テレワークについてもっと詳しく知りたい方はこちら「テレワークとは？テレワーク導入におけるメリット・デメリット！」をお読みください。
2 企業におけるテレワーク
テレワークについて簡単に説明しましたが、企業側における問題点は何があげられるのでしょうか。
2-1よくある3つの問題点
①導入コストがかかる
在宅勤務を導入するにあたって企業側のデメリットの一つとして挙げられるのが、導入時にコストがかかることです。従業員のパソコンやモニター、自宅で十分に仕事ができる環境を整えるところからがスタートです。
また、最近は新型コロナウイルス感染防止対策として増加している在宅勤務を狙ったサイバー犯罪が増えてきているので、セキュリティ対策も必須になってきます。
在宅勤務を導入する際には、本社オフィスと従業員の自宅に環境を整えるためのコストが発生します。
②情報漏洩のリスクが高まる
会社内で仕事を行うと、情報を持ち出す必要がないので情報漏洩のリスクが低く抑えることができますが、在宅勤務を導入するとなると会社以外の場所に社内の情報が持ち出されることとなります。そうすることで情報漏洩のリスクが高まります。
③テレワークをする従業員の管理や評価のしにくさ
オフィスで仕事をするときには顔を合わせて働くことができますが、テレワークではそうはいきません。上司から、部下の仕事の管理がしにくいという課題が挙げられます。
またテレワークを行う従業員からも「上司からの指示が受けづらい」「現在進めている業務と、新たに指示を出された業務の優先順位を判断しづらい、それを上司に聞きづらい」といったような課題が挙げられます。仕事ぶりを直接見られていないため、人事評価は適切にされているかなどの不安もでてきます。
2-2おすすめの解決策
①導入コストに対する解決策
こちらはテレワークを導入するにあたってはどうしても伴うものです。コストが高くてテレワーク導入に踏み切れない…という企業様もいらっしゃるかと思います。テレワークを導入するには機材やITツールの導入などどうしても費用が掛かってしまいます。
そこで、今回お伝えしたいのは「補助金」または「助成金」を活用することです！
補助金・助成金とは、国や地方公共団体が事業者の取り組みを支援するために資金の一部を支給してくれる制度です。申請の条件や審査がありますが、うまく活用できれば初期導入費用を大幅に抑える事ができます！
しかし、補助金・助成金には申請に複雑な条件などもあり、申請のハードルが高いのも事実です。
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②情報漏洩のリスクに対する解決策
テレワークを行おうと持ち帰った大切な資料。うっかり電車に忘れたカバンなどから簡単に情報が漏洩してしまいます！実はこちら、ペーパーレス化とサーバーレス化をしておけば社内でも自宅でも安全に資料を閲覧することが可能です。
ペーパーレス化して、資料をデータとして保存しておけばうっかりどこかに忘れたりすることもありません。データストレージサービスによっては、ファイルを閲覧するための制限・編集の権限も制御することができるので、誰でも閲覧・改ざんできてしまう危険性も避けられます。
ペーパーレス化について詳しく知りたい方、相談したい方はこちらから！
③テレワークをする従業員の管理や評価に対する解決策
「働いている姿を見ることができない」と、評価をしようにも評価しづらい部分がある…実はこの課題を解消するためには、常に目の届く場所で部下を監視しておく必要があるという考え方を改めることが重要です。
労働時間の長さではなく、仕事の成果を評価するという制度を採用することで、テレワークなどの多様な働き方に対応できるようになります。
3 個人、会社員におけるテレワーク
テレワークにおいて企業の問題点については当サイトでも沢山ご紹介してきましたが、自営業やフリーランスの方の問題点はどのようなものになっているでしょうか？
3-1よくある3つの問題点
①仕事とプライベートの区別をつけにくい
自営業やフリーランスの方が完全在宅勤務となると、仕事とプライベートの区別がつきづらくなってしまう傾向にあります。また、勤務時間も自分で決められて良いところではあるのですが、夜遅くまで仕事をするなど生活リズムが不規則にならないよう注意が必要です。
②家族の理解が必要
在宅勤務をする際には、ご家族の事も考えた上で勤務する必要があります。夜に打ち合わせが入ったときなど、同じ部屋で過ごしている家族に気を遣わせてしまったり、周りの声が入って打合せ相手に気を遣わせてしまうなど、考えられる面は様々です。
③自己管理が必要
自営業やフリーランスの場合、いつ仕事をするも、いつ休むも自由です。が、そこが大きな問題ですね。すべての業務が自分次第ですので、自己管理が必要になってきます。
3-2おすすめの解決策
①仕事とプライベートの区別をつける・自己管理をするための解決策
仕事の締切が近いとどうしても仕事を優先してしまいますよね。しかしそれで体調を崩してしまうなんてことも少なくありません。不規則な生活リズムにならないよう、十分注意が必要です。また、タスク管理もしっかり行う必要があります。
②家族の理解を得るために
同じ部屋では作業は行わないようにすることが第一です。仕事部屋の確保、または一人になれる場所を確保して仕事を行いましょう。そのためには、ご家族の協力が必要不可欠です。
③自己管理を徹底するために
自営業やフリーランス方の自己管理はスマホのカレンダーアプリやタスク管理ツールなどを活用して、仕事や時間を管理していくと良いでしょう。体調管理については規則正しい生活リズムはもちろんですが、定期的に健康診断の受診をすることもお忘れなく。
仕事だけでなく自分のことも大切に！
４自営業、フリーランスにおけるテレワーク
続いてテレワークの個人、会社員の問題点と解決策について追っていきましょう
4-1よくある3つの問題点
①自己管理が必要
在宅勤務を行っていて問題になりがちなこと、それは自己管理についてです。会社と違って自宅で一人で作業をするため、知らないうちに手を休めてしまっていたり、他の事に気を取られてしまったりして集中できないということもあり得ます。
②サービス残業
サービス残業もまた、在宅勤務における問題の一つです。会社で働く場合、早く帰るよう促されることが増えてきましたが、在宅勤務となると終業時間が過ぎてもそのまま業務を続けてしまう可能性があります。
③コミュニケーションの不足
在宅勤務の大きな問題の一つとして挙げられるのがコミュニケーション不足。
オフィスと違い周りに人がいないので気軽に話せなくなり、チームワークに支障が出る可能性があるのが在宅勤務のデメリットの一つです。現状、誰がどのようなことに困っているのか分からないと、従業員のモチベーションが下がる原因にも繋がってしまいます。
4-2おすすめの解決策
①自己管理をするための解決策
一人の空間では長時間集中できない…そんな時に効果的なのがコミュニケーションツールの活用です。
オンライン会議やチャットを駆使して会社内、部署内でコミュニケーションを取ることをお勧めします。そうすることで業務に対するモチベーションも上げることができます。
②サービス残業に対する解決策
テレワーク、特に在宅勤務ではプライベートとのオン/オフの切り替えが難しく、労働時間が長くなったり、深夜労働やサービス残業をしてしまう人も出てくるでしょう。
姿が見えないからら分からないし、止めようがありません。そんな就業ルールに関しての解決策としては、テレワーク時の就業ルールを明確にする、または勤怠管理システムを導入することです。
メールやチャットで勤怠を報告する就業ルールを設けたり、パソコンだけでなくスマートフォンでも利用できる勤怠管理システムを導入するなど、自社に適したツールを活用してカバーしていきましょう。
③コミュニケーションの不足の解決策
テレワーク時の最大の難点といえるものが、社内のコミュニケーション不足。オフィスで仕事をしないのであればどのようにしてコミュニケーションをとるかといいますと、ズバリ「チャットツール」や「オンライン会議ツール」の活用です。
テレワーク時、困ったことが発生したけどメールでは見てもらえるか分からないし、電話だと少し気が引ける…そんな時に、「チャット」であれば既読機能やリアクション機能で相手がメッセージを確認してくれたかが分かります。そして、相手の都合の良い時間で返事をしてもらえるというメリットがあります。
５まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、雇用者側と企業側からみるテレワークの問題点について解説してきました。
会社以外の場所で業務を行うことは、メリットが多いですが企業側からすると導入コストが多くかかるなど、スタートラインに立つまでがなかなか遠い道のりのように感じます。しかし、IT導入補助金を活用すると、通常導入費よりも大幅に低い費用でテレワーク環境を整えることができるようになります。
IT導入補助金について詳しく知りたい方、テレワークを導入したい方は是非ネットリンクスにご相談ください(^^)/
