深夜・早朝もロボット稼働！スケジュール起動とは？
2022.05.30
１．ウチのロボットを紹介します
ロボットといっても工場ロボットのようにアームがウィーンっと動くわけではなく、パソコン内だけで動くRPAロボットです。
できることはパソコン周りのオフィスワークの自動化。定型業務はロボットに任せて、人的リソースをより高度でクリエイティブな業務に充てることができます。
ネットリンクスで働いているRPAの通称は「ケロミ1号」。
EzRobotという、とにかく簡単であることが特徴の中小企業向けRPAを導入しています。
2019年からkintoneなどのクラウドサービス、WEB、Excelを使った定型業務を行うロボットが毎日稼働しています。
２．ケロミ1号のお仕事と稼働時間
定型業務と言われても、ぱっと思い浮かびませんよね。
ケロミ1号が実際にこなしている日常業務の一部をご紹介します。
ケロミ1号のお仕事
口座の入出金情報取得
起動：毎日・朝礼前（土・日・祝日は9時）
操作：WEB・Excel・画像保存・チャット
セミナーお申し込み状況の抽出と共有
起動：毎週・朝礼前
操作：クラウドサービス・Excel・チャット
残業状況チェック＆アラート
起動：毎週・定時30分前
操作：クラウドサービス・Excel・チャット
各種電子請求書の保存と担当者への共有
起動：毎月・上旬夕方
操作：WEB・Excel・PDF・チャット
売上データの抽出と分析用一覧作成
起動：毎月・月末1営業日前の深夜
操作：クラウドサービス・Excel・チャット
などなど。
上記の「起動」とはケロミ1号が業務のために動き出す時間です。
弊社では深夜・早朝など人間の業務時間外に起動するものがほとんどです。
３．スケジュール起動ってどうやってるの？
当番制で深夜・早朝に手動で起動しています。
なんてことは、もちろんありません。( *´艸｀)
Windowsの標準機能「タスクスケジューラ」で大まかなスケジュールを設定して起動しています。
普段使用されない方のほうが多い見慣れないアプリかもしれませんが、Windowsのアプリ検索で「タスクスケジューラ」と入力すると表示されます。
タスクスケジューラで「毎日・毎週・毎月」などの繰り返すスケジュールを登録し、スケジュール通りにロボットを起動することができます。
タスクスケジューラではどんなスケジュール指定ができるの？
「毎月」で指定できる設定
- 対象月
- 対象日
- 第1月曜日などの曜日指定
- 起動時刻
「毎週」で指定できる設定
- 週間隔（2週間ごとなど）
- 曜日
- 起動時刻
「毎日」で指定できる設定
- 日間隔（2日ごとなど）
- 起動時刻
※上記以外のスケジュールトリガーもあります
トリガー：毎週の設定画面
基本的なスケジュールは設定できますが、営業日を考慮したり、人による判断を含めるような複雑なスケジューリングは、タスクスケジューラだけでは設定できません。
４．営業日判定・カウントダウンで調整
複雑なスケジュールを設定をしたい時はEzRobotの拡張機能を活用しています。
営業日を考慮した日付計算機能を活用
- 日付を計算（X日前・後）
月末の2営業日前、15日の翌営業日などの起動ができます。
- 月初／月末取得
第1営業日、最終営業日の起動が可能です。
最終営業日の取得設定画面
待機ボックスで人間の判断を待ってスケジュールを進める
- 待機ボックス
「OK」のみと、「はい」「いいえ」を選択できる待機Boxを使用できます。
人が判断してボタンをクリックするまで後続のスケジュールは動きません。
- 指定日時まで待機
指定した日時までロボットを待機させることができます。
インターネットバンキングなどの特定サービスの開始時間まで、処理を止めることができます。
- カウントダウンボックス
ダイアログボックスに経過時間を表示。
人間の判断を待ちながら、一定時間を経過したら自動でスケジュールを進める・中断することができます。
ロボットが人間の判断を待っていることに気が付けない時は？
- メール送信機能
担当者にメールを送信してリマインド。
- チャットなどのツールを操作
ご利用中のコミュニケーションツールを操作してリマインド。
- 音ファイルの再生
音ファイルがあれば、電子レンジやスマホのように音で通知できます。
- テキストリーダー
設定したテキストをRPAに読み上げてもらう音声通知が可能です。
話者は「日本語（女性）」「英語（女性）」の2種類から選択できます。
５．RPA専用のロボット起動制御ソフトウェア
まだβ版ではありますが、EzRobotではロボットの起動を制御できる専用のソフトウェアが開発されています。
EzRobotのライセンスを契約していれば無料でご利用いただけます。
曜日や日付、時刻などによる指定の他に、動的な開始条件（トリガー）を設定することが可能です。
- ファイル更新
指定されたファイルが更新されたらロボットを実行
- フォルダ更新
指定されたフォルダが更新されたらロボットを実行
- メール受信
指定された条件のメールを受信したらロボットを実行
これらのロボット起動機能を活用すれば
「書類提出用フォルダにファイルが保管されたらファイルを処理するロボット」
「注文メールが届いたら受発注システムにデータ入力するロボット」
などなど……
要望に対して、より柔軟かつ速やかにロボットが対応できるようになります！ワクワクしちゃいますね！
弊社は在宅勤務が多いのでロボットからの通知は基本チャットですが、面白かったので機会があったらテキストリーダーも使ってみたくなっちゃいました。
今回はスケジュール機能を中心にご紹介しましたが、EzRobotには他にも便利な拡張機能があります。
「RPAロボットでこういうことはできるの？」と気になった方は、お気軽にお問い合わせください。
最初のご相談からRPA導入後のフォローまで、OneStopで対応させていただきます。
RPAのご相談はネットリンクスへ！お待ちしております！
