システムのクラウド化による「ペーパーレス」について

2021.10.27

こんにちは!岡山のIT・経理コンサルティングのネットリンクスです。
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急に寒くなってきました。今年は紅葉が若干早いそうです。高い山ではもう見ごろらしいですね。

クラウド活用でペーパーレス!

前回はクラウド化による「拡張性」について考察しました。
今回はバックオフィス業務(経理・総務などの後方支援業務全般)のクラウド化が中小企業で進んでいるという話のさらに続き。

バックオフィス業務をクラウド化するメリットでもお話しした、ペーパーレスに効果的といった部分を掘り下げて考えていきたいと思います。

どうしてもペーパーレスというと、現在紙で受け取っているものをスキャナーでデータ化し、サーバーなどに保存することだけがペーパーレスの全てと受け取られがちです。
しかし、そもそもクラウドとペーパーレスは非常に相性がよく、バックオフィス業務のクラウド化によって業務のペーパーレスにかなり貢献できます

どうしてでしょうか?

業務を紙でやりとりしている対象ごとに考えていきましょう。

その対象で考えられるのは、

  • 顧客
  • 仕入先
  • 従業員
  • 上長
  • 各行政機関
  • 監査などを行ってくれる士業等

といったところではないでしょうか。

対顧客業務のペーパーレス

まず対顧客で考えられる代表的なものが請求書です。
請求書をクラウド化するサービスには、請求書のデータを直接顧客へ電子で送るサービスがあります。
紙の請求書を都度PDF化してメールで送るわけではなく(これでもちょっとペーパーレスになりますが)、クラウドサービスならば請求データをアップロードして、上長がチェックをした上で各顧客への送信まで行うことができます。

これらのサービスを利用するとどういったメリットが考えられるかというと、例えば以下のようなものが明確に圧縮されます。

  • 請求書を印刷する時間
  • 社内で上長等がチェックする時間
  • 社印等を押す時間
  • 封入する時間
  • 印刷代
  • 郵送代

また、顧客側が請求書を見たかどうかの確認や入金管理までをクラウドサービス内で行えることが多いです。

対仕入先のペーパーレス

対仕入先に関しては発注システムなどが考えられます。

仕入先と発注データをやり取りする仕組みが構築できれば、わざわざ注文書を印刷、印を押す、送信といった業務時間が圧縮できます。

対従業員のペーパーレス

対従業員に関しては、給与明細書や年末調整の申告書が考えられます。

明細書を従業員にWebから参照してもらうことによって、明細書の印刷、配布といった時間が圧縮されます。
年末調整の申告書はWebから従業員に申告内容を入力してもらうことによって、給与システムへの入力時間の圧縮や誤入力を防げます

対上長のペーパーレス

対上長との書類のやりとりは、会社ごとに異なるでしょうが、稟議書、旅費精算、有休申請、残業申請、見積書の承認といったように、いわゆる承認申請といったワークフローがメインです。
これらもワークフローをクラウド化することで書類を持っていく時間を圧縮できます。

対行政機関のペーパーレス

対行政機関に関してですが、税務署、市区町村、全国健康保険協会、職業安定所といった機関が考えられます。

これら行政機関はe-Taxなどのように電子申告、電子申請を行っていますので、それらに対応したクラウドシステムを導入するだけで申告や申請が行えます。紙で処理しようとすると発生する各機関に行く時間や発送をする費用といったものが圧縮できます。

対税理士・社会保険労務士のペーパーレス

監査を行ってくれる士業に関してですが、税理士や社会保険労務士といった人たちの監査を行ってもらう時間や手間を省けます

例えば会計システムをクラウド化することで、わざわざアポを取って税理士に会社に来てもらい、印刷した元帳や帳票などをみてもらうといったことをしなくてもよくなります
税理士はクラウド化した会計システムを税理士事務所から見ればよいからです。

このように、クラウド化することによって様々な業務シーンで紙を介さずによくなる=ペーパーレスにつながるわけです。

特に対顧客への請求書については下記でもご紹介しておりますので、毎月の請求業務が大変だという方はぜひご覧ください。

電子請求書でペーパレス&効率UP!

一度自社の業務を見つめなおし、一部分だけでもよいのでクラウド化を検討してみてはいかがでしょうか。
ネットリンクスではさまざまな業務についてのクラウド化をご支援をしております。ぜひご相談ください。

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