システムのクラウド化による「いつでも」「どこでも」使えるについて

2021.09.10

こんにちは！岡山・香川のテレワークならおったまのテレワークガイドです。
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季節がどんどん秋めいてきました。まだ昼間は残暑がありますが、朝晩はだいぶ涼しくなってきています。寝冷えにはご注意ください。

今回はバックオフィス業務（経理・総務などの後方支援業務全般）のクラウド化が中小企業で進んでいるという話の続き。

前回バックオフィス業務をクラウド化するメリットを列挙しましたが、バックオフィス業務に関わらずシステムをクラウド化する際によくメリットとして話にあがる、「いつでも」「どこでも」使えるについて考えてみたいと思います。

まず「いつでも」「どこでも」をいっしょくたに考えてはいけません。
「いつでも」は業務における時間を、「どこでも」は業務における場所の問題を解決する話だからです。

「いつでも」について

「いつでも」については語弊があるかもしれません。
「いつでも」は業務における時間を、「どこでも」は業務における場所の問題を解決普通社内にあるシステムでも会社に行きさえすれば、いつでも利用できるからです。
どちらかというと社内システムをクラウド化したわけではなく、銀行のインターネットバンキングを利用する、税金の電子申告や社会保険の電子申請を利用するといった例の方がわかりやすいかもしれません。
ただこれも立派なバックオフィス業務のクラウド化で、会計システムから電子申告できるようにしたり、給与システムから社会保険の電子申請ができるようにしたり、販売管理システムへインターネットバンキングから入金情報を取り込めるようにしたりすることで「いつでも」が可能になるわけです。

今まで預金通帳を記帳してこないとできなかった、ハローワークに行かないと申請できなかった場合は、各機関が開いている時間しか業務ができなかったわけですから、これだけでも大きな業務時間圧縮、つまりはコスト削減につながります。
相手側のシステムに依存する部分が大きいですが、「いつでも」を解決するのには、あまりコストがかからない場合が多いです。

「どこでも」について

次に「どこでも」という部分はクラウド化の大きなメリットの一つです。
弊社がおすすめしているテレワークももちろんですが、新幹線などで移動している最中に承認申請業務を行ったり、現場作業担当者が出先での日報報告をできるようにしたりといったことがあげられます。
つまりバックオフィス業務にかかわらず、社内でしかできなかったことを社外で行えるようにすることで、いままで社内にわざわざ戻ってやっていた業務や社外だからできなかったとあきらめていた業務ができるようになります。
「どこでも」によって業務時間の圧縮と適正な管理が可能になるわけです。

これらの業務をクラウド化するには業務ごとに検討しなくてはならないため、すべて解決させるとなるとコストがかかりますが、会社ごとに一番重要と思われる業務から検討してみてはいかがでしょうか。

例えば営業担当者が多い会社で、見積や商品資料などを毎回会社に戻って作っているような場合、見積書や資料などのデータをノートパソコンからどこでも使えるようにするため、クラウド型ストレージを導入するだけで解決したりします。
また、直行直帰が多い会社で勤怠管理ができないと思われていた会社でも、クラウド型の勤怠管理システムを導入することで、出先からスマートフォンを使って打刻するだけで解決したりします。

一度自社の業務を見つめなおし、一部分だけでもよいのでクラウド化を検討してみてはいかがでしょうか。
ネットリンクスではさまざまな業務についてのクラウド化をご支援をしております。ぜひご相談ください。

テレワークをしたいけど、何をどうすればいいか？どこから始めたらいいか？ノウハウを教えてほしい等、なんでも是非ネットリンクスにご相談ください。