テレワークができないなんて言わせない！中小企業向けマニュアル

こんにちは！岡山・香川のテレワークならおったまのテレワークガイドです。
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感染症予防対策・働き方改革の促進等の観点から推奨される「テレワーク」。
国も新型コロナウイルス感染症対策として、企業に対し積極的なテレワーク実施を呼びかけています。
しかしながら、「うちはテレワークなんてできない」「テレワークに挑戦してみたけどうまく定着せず活用できなかった」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワーク導入における注意点をご紹介し、中小企業の皆さまがうまくテレワークを活用するためのポイントをご紹介します！

テレワークを導入できない、またはなかなか定着しない理由として考えられるのが、以下の5つです。

テレワークを行うにあたって、PCをはじめとしたモニター、マウスやキーボード等のIT機器は欠かせません。
しかしながら、実際にそれらを従業員に支給しようとなると、かなりの費用が掛かります。
「テレワークを導入したいけどそのための環境を整える費用を考えると躊躇してしまう…」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこでぜひ活用してほしいのが、「補助金」または「助成金」です。
補助金・助成金とは、国や地方公共団体が事業者に対し、取り組みを支援するために資金の一部を支給してくれる制度です。
もちろん誰でももらえるものではなく、申請の条件や審査があります。
現在日本では、小規模事業者持続化補助金、働き方改革推進支援助成金（勤務間インターバル）など、様々な補助金、助成金があります。
それぞれ対象となる事業や申請方法、審査のポイントなどが異なりますので、自社にあった補助金や助成金を見極め、要項を満たしていく必要があります。
とはいえ、複雑な条件などもありますので「どの補助金や助成金がいいのかわからない」「申請の仕方が不安」というお悩みも出てくるかと思います。
ネットリンクスでは、今すぐ使える補助金・助成金の概要や申請方法、採択のポイントなどをご紹介する無料オンラインセミナーを開催しております！無料相談も受け付けておりますので、是非お気軽にお問い合わせください＾＾

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テレワークをすると、社内のサーバーに自宅からアクセスする、ということがあると思います。そうなると心配なのが、セキュリティの問題です。対策をしっかりしていないと、自宅のネット回線に不備があった場合に情報漏洩のリスクにさらされます。
回避する方法の一つに、リモートアクセスツールの導入があります。
自宅のPCから社内のPCを遠隔で操作することで、社内のサーバーに自宅からアクセスすることがなくなり、セキュリティを守ることが出来ます。
また、セキュリティ対策はシステムを導入するだけではなく、従業員の情報リテラシーの向上を図ることも重要です。

テレワークをしていると、対面でのコミュニケーションをとることが困難となります。
アスクルが2021年6月10日に発表した、「テレワークに関する調査（第2回目）」の結果を前年に実施した調査との比較を行ったものによると、テレワークの課題で「社内コミュニケーションの取りづらさ」が前年8位（34.0）から7位（37.6）となり、問題が顕在化しているとしています。

参考：「テレワーク」に関する調査（第2回）
https://www.askul.co.jp/f/special/survey/for_each_job_11/

テレワークによるコミュニケーション不足によって情報連携に遅れや漏れが生じ、それにより生産性が下がてしまっては元も子もありません。
そのようなことを回避するには、チャットツールやWeb会議システムを導入して活用しましょう。
チャットツールはメールよりも気軽にやり取りを行うことが出来ますし、Web会議ツールを使用すれば電話とは違い相手の顔を見ながら話をすることができ、より密なコミュニケーションをとることが可能です。
おすすめのツールについては、「〇テレワークに必要なおすすめツール」にてご紹介しています。

テレワークをしていると、従業員の出退勤や休憩時間等の勤怠の把握が困難です。オフィスで仕事をする際にはタイムカードや目視で確認できていた状況もテレワークでは確認しずらくなってしまいます。
こうした場合は、自宅のPCやスマホなどで打刻することが可能なクラウド型の勤怠管理システムを利用しましょう。従業員の労働時間の把握だけではなく、勤怠管理データも自動的に作成してくれるので、業務時間の削減にもつながります。

「ハンコ出社」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？
テレワークが拡大するにつれ、世間では「書類にハンコを押すためだけに出社をしなければならない」ということが問題視されています。
こうした紙の書類への対応は、テレワーク実施を大きく妨げます。こうした問題を解決するためには、社内の書類のペーパーレス化と電子サインサービスの導入が効果的です！
ペーパーレス化を行う事によって、自宅からも各書類へのアクセスが容易となりますし、電子サインサービスの導入によってハンコ出社をする必要もなくなります。
ペーパーレスについて詳しくはこちらをご覧ください！

＜ペーパーレス化のメリットとは？テレワークにも欠かせないその必要性とは＞

また、RPA（人がパソコンで行う定型作業をロボットによって自動化できるもの）を導入することでも、ロボットが代わりに作業を行なってくれるため出社する必要がなくなります。
RPAについては、こちらの記事で詳しくご紹介していますので、是非ご覧ください！

＜3分でわかるRPA！事例を元に導入効果・メリットを徹底解説＞

場所にとらわれず働けるということは、人材確保においても重要な要素となってきます。従業員それぞれのライフスタイルの変化に対応し、退職以外の選択肢を発生させることで優秀な人材の離職防止に繋がります。
実際にネットリンクスでは、従業員の旦那様が県外へ転勤が決まり、その際従業員から「ネットリンクスで働き続けたい」という声が上がったことをきっかけにテレワークを導入しました。

テレワーク導入により全従業員が毎日出社する必要がなくなるため、オフィススペースを削減することが可能になります。通勤費や出張費の削減、光熱費等オフィスの環境維持にかかる経費も削減できます。
また、ペーパーレス化を進めることで用紙代・印刷代などに使われるコスト、書類を保管するためにかかる備品のコストを削減することも可能です。

テレワーク導入を検討する企業様の中で、新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけとする方は多いのではないかと思います。感染症だけでなく、台風や大雪、地震など予期せぬ災害が発生した際、企業として事業を継続していくことは非常に重要です。
ネットリンクスでも、新型コロナウイルス感染症の流行以前より全従業員がテレワークを行える環境を整えていたことにより、５月の緊急事態宣言発令後ただちに全従業員が原則テレワークに切り替え、緊急事態宣言中出社率7割削減を実現することができました。

通勤時間や移動時間の削減により時間の制限が緩和され、自由に使える時間を捻出することができます。また子育てや介護をしながら仕事をされる方にとっても、場所や時間に制限されない柔軟な働き方が行えるのは大きな魅力です。

テレワークを導入するにあたりITツールの導入等、環境整備が欠かせません。その結果、迅速な情報共有が可能になったり、ペーパーレス化やRPAによる定型業務の自動化によって作業効率は大幅に上がります。

テレワークを導入するには、ITツール導入などの環境整備が欠かせません！
テレワークに必要なツールを一部ご紹介します（ご紹介するツールの料金は最低料金のプランのものです）
導入の際には、自社に適したツールを見極めることが重要です。

WEB会議ツールを使用することにより、顔を見られるだけでなくPCの画面や音声を共有することができるため、資料の共有もスムーズに行えます。

・Zoom

Zoomと言えばほとんどの人が耳にしたことがあるツールではないかと思います。
Zoomは無料版でも高画質・高音質で、画面共有もスムーズに行える程度で接続性が安定しています。しかし、無料版で3人以上での会話を行う場合、40分の時間制限があるため注意が必要です。

〈プロ〉
2,000円～/月

・Microsoft Teams

TeamsはMicrosoft社が提供するツールです。そのためWindowsやOffice365との相性が良いのが特徴で、パッケージで導入することで初期費用を抑えることができます。

〈Microsoft 365 Business Standard〉
1,360円～/月

顔を合わせないテレワークでも円滑で効率的なコミュニケーションをとることができます。

・Chatwork

国産のビジネスチャットツールです。タスク管理やファイル共有なども簡単に行えます。

＜ビジネスプラン＞
500円～/月

テレワークにおいてペーパーレス化は欠かせません。紙の書類をデータにして社内のサーバーではなくクラウドストレージ上で管理することで、テレワーク中でも容易に書類にアクセスできます。

・Box

他サービスにはない細かなアクセス権限設定が可能で、セキュリティ対策に優れています。

＜Business＞
1,800円～/月、最低５ライセンスから導入可能。

・OneDrive

Microsoft のパッケージで導入することによって、Teamsなども一緒についているため初期費用を抑えられます。

＜Microsoft 365 Business Standard＞
1,360円～/月

実際にテレワークを導入するためには、IT機器やITシステム・ツールの導入、社内の書類のペーパーレス化など、様々なステップが存在します。そしてうまく定着させ活用するためには、社内ルールを設定し、従業員間での情報共有の徹底や教育など、従業員の協力が欠かせません。
ITリテラシーの低い従業員がいた場合、様々なITツールを導入することによって逆に不便さを感じたり作業効率が低下したりと、現場の混乱が予想されます。いきなり100％でやろうとするのではなく、「まずはここでまで」という目標を設定しスモールスタートで始めるのも一つの手です。それにより初期導入費も抑えられるため、まずは「できるところからやってみる」ということが重要です。

テレワークにおける問題点を洗い出し、それぞれの解決方法をご紹介してきましたがいかがでしたでしょうか？
テレワークを導入すると、企業にとっても従業員にとってもさまざまなメリットがあります。企業の業務内容や従業員を取り巻く環境によって、最適なテレワークの取り組み方は異なります。自社にとって最適な働き方がわからない、テレワークをどう活用していけばよいのか分からない。そんなお悩みをお持ちの方は、ぜひネットリンクスへご相談ください！

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