コラム

2021.07.20

【ペーパーレス化の方法】必要なツール、ポイントやステップも解説!

世はテレワーク時代…自宅で仕事ができるのなら新型コロナウイルスにも負けず劣らず安心安全に仕事ができますね。新型コロナウイルスの影響だけでなく、働き方改革の影響もあってテレワークの導入を進める企業も多いようです。しかし、テレワークをするためにはペーパーレス化が不可欠…!ペーパーレス化ペーパーレス化って簡単に言うけど…一体何から始めたらいいの?

そんなあなたに、ペーパーレス化シリーズ第2弾!今回は「ペーパーレス化を進める方法」について解説していきます。メリットなどを紹介している第1弾はこちらから!ペーパーレス化のメリットとは?テレワークにも欠かせないその必要性とは

ペーパーレス化とは?

まず、ペーパーレス化とはなにかを簡単に解説します。
ペーパーレス化とは、紙媒体の利用を減らし、あらゆる書類を電子化することを指します。あらゆる書籍といっても、安全の手引きや免許証や許可証などはペーパーレスの対象外です。より資料を活用しやすいようにデジタル化することがペーパーレスの本来の意味で、紙をすべてなくすというわけではないのです。電子化しているデータと紙の2種類をうまく使い分けながら社内に保管していきましょう。

ペーパーレス化が進む理由

2019年4月1日、働き方改革関連法の施行により、働き方を見直す動きが見られ始めました。長時間労働の解消・多様な働き方をすることにより業務効率や生産性の向上に繋げるための働きです。そのうちの具体策の一つとしてパーぺーレス化も含まれており、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法改正も行われ、国としても書類電子化の推進をしています。書類を電子化することで、保管した書類から必要な書類を探す時間やファイリングする非効率な作業を削減することが可能です。また、働く場所に制限がないので通勤時間も大幅に削減することができます。

また皆さんもご存じの通り、新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークが普及したことに伴いペーパーレス化がさらに注目されています。前回の記事でも記しましたが、テレワークをするにはペーパーレス化は欠かせません。資料を電子化することによって、テレワークをより円滑に実施することが可能です。2021年5月16日~6月20日まで発令された緊急事態宣言中、ネットリンクスでは出社人数7割減を実施していました。その際に分かったことですが、実際テレワークが増えると残業時間も減っていたのです…!
詳しいペーパーレス化のメリットとデメリットについては前回の記事「ペーパーレス化のメリットとは?テレワークにも欠かせないその必要性とは」をご覧ください。

参考1:e-文書イニシアティブについて-e-文書法の立案方針-【ポイント】
https://www.mhlw.go.jp/shingi/2004/06/s0624-5a.html#betu

参考2:電子帳簿保存法の概要(国税庁)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm

ペーパーレス化の方法

さて、ここで気になるのがペーパーレス化の方法ですよね。これからの書類はいいものの、今までの紙媒体の書類をすべて電子化しようとなると気が遠のく…そんな時役に立つペーパーレス化のための具体的な方法をご紹介します。

〇文書電子化代行サービス

これからの書類だけでなく過去の書類も電子データ化してくれるサービスです。通常業務と並行して書類の電子化を行うには負担が大きいという方へ有効なサービスとなります。利用することで業務に支障をきたすことなくペーパーレス化を進めることができます。

〇AI-ORCサービス

手書き文字や印刷された文字をスキャナーやデジタルカメラで読み取り、コンピュータが自動的に文字データを作成してくれるというものです。今までは手書き文字の認識精度が問題となっていましたが、現在のAIの技術が進化しており、ORCとAIを組み合わせることで高精度のサービスを実現することができています。

ペーパーレス化のステップとポイント

ペーパーレス化を進めたい方へ、どのような手順でペーパーレス化に取り組めばよいのかを解説いたします。

①ペーパーレス化の必要性・目的を明確にする

ペーパーレス化を実現するためにまずはペーパーレス化の必要性や目的を明確にしましょう。会社全体の環境を大きく変えることですから、従業員の理解を得ずしてペーパーレス化は難しいのではないでしょうか。導入後、十分に理解が得られなかったためにもとのルールに戻ってしまう、という事態も考えられます。十分に理解してもらえるよう、最初の段階でペーパーレス化の必要性や目的を明確化しておきましょう。

②ペーパーレス化する書類や業務を洗い出す

これからすべての書類を一度にペーパーレス化にすることは難しい…そんな時は、部分的にペーパーレス化を進めていきましょう。部署やプロジェクト単位からペーパーレス化を進めていくことをおすすめします。現場の意見を取り入れながら少しずつペーパーレス化を進めていきましょう。紙媒体ではうまくいっていた作業もペーパーレス化することでうまく進まない場合が出てきますので、ここで一旦業務プロセスを見直す必要があります。

③電子化した書類の運用ルールを作成する

ペーパーレス化を推進する際には、電子化した書類をどのように扱うかなどの運用ルールが重要になってきます。オフィスの棚に書類を保管する容量があるように、データを保管するためのサーバーにも容量があります。書類を保存するためのフォルダや保存期間を定めたり、アクセス権なども設定しておくとよいでしょう。

④社内外への周知

ペーパーレス化の必要性や目的、ルールなどが定まったら従業員や取引先に周知に努めていきましょう。突然ペーパーレス化に対応するように、というのは難しいですね。移行期間を設けるなどして少しずつペーパーレス化に対応できるようにしていきましょう。従業員がITツールの運用に困っていたら、マニュアルを作成したり研修を開催したりしてスムーズにデジタル化に対応できるようにしましょう。特にマニュアルは個人で読む時間を選択して読むことができます。また新入社員が入ってきた際にも役立つので、マニュアルの作成をおすすめします。

⑤過去の書類を電子化する

過去の書類をすべて電子化しようとするとコストや手間がかかります。ペーパーレス化を進めるには、これからの書類だけでなく過去の書類も電子化する必要があるのです。過去の書類をペーパーレス化しなくては、業務効率化や生産性向上など、よりよい改善への効果は期待できません。そんなときには、先ほどペーパーレス化の方法でもご紹介したようなペーパーレス化サービスを利用するとよいでしょう。

しかしながら自分たちだけでペーパーレス化を導入しようとすると、これだけの作業を普段の業務と並行して行うには負担がかかります。ペーパーレス化までの道のりは少し遠いと思ってしまうかもしれません。
そこでぜひ一度、ネットリンクスへ相談してみてください!無料で個別相談を受付しております(*^^*)/

ペーパーレス化に必要なITツール7選

ペーパーレス化にはITツールが必要不可欠です。しかしITツールが多すぎて、どのツールを使ったらいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか?
そこで、ペーパーレス化に必要なITツールの一部をご紹介!ペーパーレス化導入の際にぜひ、お役立てください。

(今回ご紹介するツールの料金は最低料金ブランです。)

《クラウドストレージ》

電子化した書類の保存にはまずクラウドストレージが必要不可欠です。クラウドストレージ上に保管することで、必要な書類を簡易に閲覧することが可能です。

1.box

セキュリティ対策に優れたクラウドストレージです。他サービスには見られないセキュリティ要件によるアクセス権限を細かく設定することができます。

・550円~/月
・最低5ライセンスから導入可能

2.One Drive

Microsoft社の提供するクラウドサービスです。Teamsなども利用できるパッケージで導入することで、初期費用を抑えることができます。

・540円~/月

《ペーパーレス会議システム》

3.zoom

zoomという言葉は誰もが一度は聞いたことがあるのではないでしょうか?zoomは無料で利用できる認識が多いのではないかと思います。実際私もそう思っていました。無料版でも画質や音質、システムにもに全く問題はないのですが、3人以上の会議を行う際に40分の時間制限があるということをご存じですか?有料版を導入することで時間の制限がなくなり、ウェビナーという機能も利用できるようになります。

・1,600円~/月
・最低5ライセンスから導入可能

4.Microsoft Teams

Microsoft社の提供するサービスです。特に、WindowsやOffice365を利用する際には相性が良いのでおすすめです。パッケージ導入でクラウドストレージOne Driveも利用できます。

・540円~/月

《Money Forwardクラウドシリーズ》

Money Forwardクラウドシリーズ は様々なクラウドツールを利用できるサービスです。今回は、ペーパーレス化に特に関連するクラウド勤怠管理システム、クラウド請求書システムのご紹介です。

5.MFクラウド勤怠

従業員の勤怠管理をクラウド上で行うことが可能なツール。テレワーク導入の際にもおすすめです。

6.MFクラウド請求書

クラウド上で見積・納品・領収・請求書を作成できます。。別途料金がかかりますが、請求書の郵送も可能。

・ 2,980円~/月
8つのクラウドツールをパッケージで導入でき、プランは小規模事業者向け、中小企業向けと2種類あります。

《オンラインで企画書や日報など、幅広く活用可能》

7.kintone

サイボウズ社の提供するクラウドサービスです。kintoneはwebデータベース型で、それぞれの会社に合った業務アプリを構築できます。日報や企画書、案件管理や営業支援ツールとしても利用できます。本当に幅広く業務に活用できるクラウドサービスで、Microsoftなどの他システムとも連携が可能です。

・780円~/月

まとめ

ペーパーレス化コラム第2弾、いかがでしたでしょうか?前回はメリットやデメリットなどを解説しましたが、今回はより踏み込んでペーパーレス化のためのポイントやステップを解説させていただきました。ペーパーレス化を進めるため、またシステムを定着させるためには計画的に進めなくてはいけないということ、企業様ごとにペーパーレス化実現のビジョンが見えてきたのではないでしょうか👀
ご紹介したITツールの導入をお考えの方、導入するかどうか分からないけど相談したいという方はぜひ、ネットリンクスにご相談ください!他にもネットリンクスではテレワーク導入前のお悩み相談から、導入サポートはもちろん導入後のご相談までお受けしております(*^^*)

「デジタルシフト(BOX)」のコラムをもっと読む

「電子請求書」のコラムをもっと読む

テレワークに関するコラムをもっと読む

最初のご相談からテレワーク導入後のフォローまで、OneStopで対応させていただきます。
テレワークでのご相談は全職員がテレワークを実践しているネットリンクスへ!
お待ちしております!


目玉セミナー

20210916 勤怠管理セミナー_アートボード 1