【ペーパーレス化の方法】必要なツール、ポイントやステップも解説!

2021.07.20

世はテレワーク時代…自宅で仕事ができるのなら新型コロナウイルスにも負けず劣らず安心安全に仕事ができますね。新型コロナウイルスの影響だけでなく、働き方改革の影響もあってテレワークの導入を進める企業も多いようです。

しかし、テレワークをするためにはペーパーレス化が不可欠…!

「ペーパーレス化ペーパーレス化って簡単に言うけど…一体何から始めたらいいの?」

そんなあなたにお伝えしたい、ペーパーレス化シリーズ第2弾!

今回は「ペーパーレス化を進める方法」について解説していきます。メリットなどを紹介している第1弾はこちらから!ペーパーレス化のメリットとは?テレワークにも欠かせないその必要性とは

ペーパーレス化とは?

まず、ペーパーレス化とはなにかを簡単に解説します。

ペーパーレス化とは、紙媒体の利用を減らし、あらゆる書類を電子化することを指します。あらゆる書類といっても、安全の手引きや免許証や許可証などはペーパーレスの対象外です。

また、ビジネスにおいては、デジタル化することでより資料が活用しやすくなるかもペーパーレス対象選別の重要なポイントで、紙をすべてなくせばよいというわけではありません

電子化データと紙の2種類をうまく使い分けながら資料を保管していきましょう。

ペーパーレス化が進む理由

働き方改革の具体策

2019年4月1日、働き方改革関連法の施行により、働き方が大きく見直されました。長時間労働の解消・働き方の多様化の実現のため、業務効率や生産性の向上、在宅勤務・モバイルワークなどのテレワーク推進の動きが活性化しています。パーぺーレス化は具体策の一つとして挙げられており、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法改正も行われ、国としても書類の電子化を推進しています。

参考1:e-文書イニシアティブについて-e-文書法の立案方針-【ポイント】
https://www.mhlw.go.jp/shingi/2004/06/s0624-5a.html#betu

参考2:電子帳簿保存法の概要(国税庁)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm

ペーパーレスによる業務効率化・生産性向上

書類を電子化することで、必要な書類を探す時間やファイリングする非効率な作業を削減することが可能です。書類紛失・汚損による再作成・再印刷の必要もありません。
また、書類自体を補完するためのスペースや保管用品のコストも削減することができます。

テレワークに欠かせないペーパーレス

皆さんもご存じの通り、新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークが普及したことに伴いペーパーレス化がさらに注目されています。前回の記事でも記しましたが、テレワークにはペーパーレス化が欠かせません。資料を電子化することによって、テレワークをより円滑に実施することが可能です。

「テレワークでは生産性が落ちてしまうのでは?」と心配する声もお聞きしますが、ペーパーレス・サーバーレスなどでしっかりと環境が整ったテレワークならば生産性が落ちるどころか、向上も目指せます
2021年5月16日~6月20日まで発令された緊急事態宣言中、ネットリンクスでは出社人数7割減を実施していました。その際に分かったことですが、実際テレワークが増えると残業時間が減っていたのです…!

テレワーク環境の効率化の他にもペーパーレス化には様々なメリット、そしてデメリットもあります。
詳細は前回の記事「ペーパーレス化のメリットとは?テレワークにも欠かせないその必要性とは」をご覧ください。

既存書類のペーパーレス化

真っ先に気になるのは今すでに抱えている膨大な紙資料ではないでしょうか?
今まで使用してきた紙書類の中にはこれからも必要なもの、保管しておかなくてはならないものもたくさんあります。

とはいえ、今までの紙媒体の書類をすべて電子化するとなると気が遠のく…そんな時役に立つペーパーレス化の具体的な方法をご紹介します。

〇文書電子化代行サービス

これからの書類だけでなく過去の書類も電子データ化してくれるサービスです。
通常業務と並行して書類の電子化を行うには負担が大きいという方へ有効なサービスで、業務に支障をきたすことなくペーパーレス化を進めることができます。

〇AI-ORC

手書き文字や印刷された文字の紙資料をスキャナーやデジタルカメラで読み取り、文字データに変換する技術です。
従来のOCRのみでは手書き文字の認識精度が問題となっていましたが、ORC(光学的文字認識)とAI(人工知能)を組み合わせており、現在のAIの技術の進歩に伴い高精度の文字認識を実現しています。

ペーパーレス化のステップとポイント

ペーパーレス化を進めたい方へ、どのような手順でペーパーレス化に取り組めばよいのかを5つのステップに分けて解説いたします。

5ステップで進めるペーパーレス

1.ペーパーレス化の必要性・目的を明確にする

まずはペーパーレス化の必要性や目的を明確にしましょう。

会社全体の環境を大きく変えることですから、従業員の理解を得ずしてペーパーレス化をすすめるのは困難です。導入後、十分に理解が得られなかったためにもとのルールに戻ってしまう、という事態も考えられます。十分に理解してもらえるよう、最初の段階でペーパーレス化の必要性や目的を明確化しておきましょう。

2.ペーパーレス化する書類や業務を洗い出す

すべての書類を一度にペーパーレス化にすることは困難です。まずはペーパーレス化に向いた書類や業務を洗い出し、部分的にペーパーレス化を進めていきましょう。部署やプロジェクト単位からペーパーレス化を進めていくのもおすすめです。

紙媒体ではうまくいっていた作業もペーパーレス化することでうまく進まない場合も出てきます。このステップで一旦業務プロセスを見直す必要があります。

スモールスタートで現場の意見を取り入れることで、会社全体に導入する前に解決すべき課題や必要なルールなどが把握できます。

3.電子化した書類の運用ルールを作成する

ある程度ペーパーレス化が進むと、電子化した書類をどのように扱うかなどの運用ルールが重要になってきます。オフィスの棚に書類を保管する容量があるように、データを保管するためのサーバーにも容量があります。電子書類は検索できるとはいえ、電子媒体においても整理整頓は業務効率化につながります。

できるだけ早い段階で書類を保存するためのフォルダや保存期間を定めたり、アクセス権なども設定しておくとよいでしょう。

4.社内外への周知

ペーパーレス化の必要性や目的、ルールなどが定まったら従業員や取引先への周知に努めていきましょう。突然「ペーパーレス化に対応するように」と言われてもすぐに順応はできません。移行期間を設けるなどして少しずつペーパーレス化に対応できるようにしていきましょう。

従業員がITツールの運用に困っていたら、マニュアルを作成したり研修を実施したりしてスムーズにデジタル化に対応できるようにしましょう。特にマニュアルの作成がおすすめです。マニュアルならば個人で読む時間を選択することができますし、新入社員が入ってきた際にも説明に便利です。

5.過去の書類を電子化する

これからの書類のペーパーレス化の体制が整ったら、いよいよ過去の紙書類を手放す時です。
すぐには必要ではなくても、いつか必要になる書類、一定期間保管しておかなくてはいけない書類を電子化していきましょう。過去の書類もペーパーレス化することで業務効率や生産性がより改善されます。

もちろん過去の書類をすべて電子化しようとするとコストや手間がかかります。
必要に応じて前章でご紹介したようなペーパーレス化サービスを利用するとよいでしょう。

これだけの作業を普段の業務と並行して行うには負担がかかります。
自分たちだけでは、ペーパーレス化を導入の道のりは少し遠いと思ってしまうかもしれません。

お困りの際は、ぜひネットリンクスへご相談ください!無料で個別相談を受付しております。

ペーパーレス化に必要なITツール7選

ペーパーレス化にはITツールが必要不可欠です。しかしITツールが多すぎて、どのツールを使ったらいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか?
そこで、ネットリンクスでペーパーレス化を進めた時に必要になったITツールをご紹介します!ペーパーレス化導入の際にお役立てください。

(今回ご紹介するツールの料金は最低料金ブランです)

《クラウドストレージ》

電子化した書類の保存にはまずクラウドストレージが必要不可欠です。クラウドストレージ上に保管することで、必要な書類を簡易に閲覧することが可能です。

1.box

セキュリティ対策に優れたクラウドストレージです。他サービスには見られないセキュリティ要件によるアクセス権限を細かく設定することができます。
ネットリンクスではboxをメインのクラウドストレージとして活用しています。

〈Business〉
・1,800円~/月・最低5ライセンスから導入可能

2.One Drive

Microsoft社の提供するクラウドサービスです。Teamsなども利用できるパッケージで導入することで、初期費用を抑えることができます。

〈Microsoft 365 Business Standard〉
・1,360円~/月

《ペーパーレス会議システム》

3.zoom

zoomという言葉は誰もが一度は聞いたことがあるのではないでしょうか?zoomは無料で利用できる認識が多いのではないかと思います。実際私もそう思っていました。

無料版でも画質や音質、システムにもに全く問題はないのですが、3人以上の会議を行う際に40分の時間制限があるということをご存じですか?有料版を導入することで時間の制限がなくなり、ウェビナーという機能も利用できるようになります。ネットリンクスでは有料版をメインで使用しています。

〈プロ〉
・2,000円~/月

4.Microsoft Teams

Microsoft社の提供するサービスです。特に、WindowsやOffice365を利用する際には相性が良いのでおすすめです。パッケージ導入でクラウドストレージOne Driveも利用できます。

・540円~/月

《Money Forwardクラウドシリーズ》

Money Forwardクラウドシリーズ は様々なクラウドツールを利用できるサービスです。今回は、ペーパーレス化に特に関連するクラウド勤怠管理システム、クラウド請求書システムのご紹介です。

5.MFクラウド勤怠

従業員の勤怠管理をクラウド上で行うことが可能なツール。テレワーク導入の際にもおすすめです。

6.MFクラウド請求書

クラウド上で見積・納品・領収・請求書を作成できます。。別途料金がかかりますが、請求書の郵送も可能。

・ 2,980円~/月
8つのクラウドツールをパッケージで導入でき、プランは小規模事業者向け、中小企業向けの2種類があります。

《オンラインで企画書や日報など、幅広く活用可能》

7.kintone

サイボウズ社の提供するクラウドサービスです。kintoneではwebデータベース型で、それぞれの会社に合った業務アプリを構築できます。日報や企画書、案件管理や営業支援ツールとしても利用できます。本当に幅広く業務に活用できるクラウドサービスで、Microsoftなどの他システムとも連携が可能です。

・780円~/月

まとめ

ペーパーレス化コラム第2弾、いかがでしたでしょうか?

前回はメリットやデメリットなどを解説しましたが、今回はより踏み込んでペーパーレス化のためのポイントやステップを解説させていただきました。企業様ごとにペーパーレス化実現のビジョンが見えてきたのではないでしょうか👀

ご紹介したITツールの導入をお考えの方、導入するかどうか分からないけど相談したいという方はぜひ、ネットリンクスにご相談ください!
ペーパーレス化以外にもテレワーク導入前のお悩み相談から、導入サポートはもちろん導入後のご相談までお受けしております。

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