その紙、今日で最後に。kintoneで“仕事が早い会社”に変わる方法
2025.04.02
こんにちは！岡山のIT・経理コンサルティングのネットリンクスです。
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「紙に頼る毎日」にサヨナラするチャンス
「これ、あとでデータに入力しておいて」「紙の伝票、どこいった？」「手書きのメモ、読めないんだけど…」そんな日常が、もしたった数クリックで解決するとしたら──。
岡山の中小企業を悩ませる“紙とExcelに縛られた日々”。それは、業務のスピードを落とすだけでなく、大切な情報を分散させ、社員のやる気やチームワークさえもじわじわと蝕んでいます。
でも、もう大丈夫。「難しいIT知識は不要」「現場で反発されない」「アプリは自分で作れる」この3拍子が揃った業務改善ツール「kintone（キントーン）」なら、紙中心の会社でも無理なくデジタル化が進められるんです。
今回は、実際に紙からの脱却に成功した企業の事例や、現場で自然と浸透するkintone導入ステップをまるごと紹介。読めば明日から「うちも変われるかも」と思える、そんな内容をお届けします。
1.紙業務がもたらす“見えないコスト”
1-1.手書き・Excelの限界
パソコンやスマホがこれだけ普及した今でも、「紙の申請書」や「Excelでの手入力」は多くの会社で根強く残っています。一見、“普通の業務”に見えるこれらの作業。
でも実は、その裏には驚くほど多くのロスが潜んでいるんです。
例えば、紙の書類。手で書く→上司が確認→Excelに転記→データを集計…と、同じ情報を何度も扱うことになります。この“二度手間”が積み重なることで、気づかないうちに1件の処理に数倍の時間をかけてしまっているケースも。
Excelも万能ではありません。データが散らばり、更新ミスや上書き事故が起きやすい。ファイルの場所が分からず、探し物に時間を取られることもよくあります。
1-2.情報の分散と属人化のリスク
紙や個人のExcelファイルで管理していると、情報が分散しやすいんです。例えば、ある社員が顧客とのやり取りをExcelにまとめていたとしても、それを他の人が見られなければ「その人が休みの日＝業務が止まる」なんてことも。
これは業務の属人化と呼ばれる状態で、会社にとっては大きなリスク。特定の人しか分からない仕事が増えると、退職や異動のたびにノウハウが消え、業務がブラックボックス化してしまいます。紙の書類は「誰がいつどのように処理したか」が分かりにくく、ミスが起きても追跡が困難です。チェック漏れや確認ミスがそのまま放置され、トラブルの元になることもあります。
1-3.確認・転記作業に奪われる時間
確認作業にかかる時間も、実は紙業務の大きな落とし穴。書類に間違いがないか、誰が何をやったか、いちいち聞いて回る時間って、意外とバカになりません。しかも、記入ミスや読みにくい字でのトラブルも頻発。「これ“1”ですか？“7”ですか？」なんてやりとりが、仕事のテンポを落とします。
さらに転記作業。紙→Excel、Excel→報告書、報告書→集計表…と同じデータを何度も入れ直す。これこそが、人力でやる必要のない作業です。
2-1. 「自社専用アプリ」が誰でも作れる理由
kintoneの最大の魅力は、「アプリを作るのにプログラミングが一切いらない」ところ。画面上でドラッグ＆ドロップするだけで、自社の業務にぴったり合ったアプリを誰でも簡単に作ることができます。
たとえば「紙の申請書」なら、kintoneで入力フォームを作ればそのまま電子申請に。「日報」や「注文書」も、Excelをそのまま取り込めば一瞬でアプリ化できます。
2-2.クリックだけで完結！操作の簡単さ
導入しても、現場が使ってくれなければ意味がありません。でもkintoneは、「ITが苦手な人でも感覚で使える」シンプルな操作性が特長です。
たとえば、ボタン一つでデータを登録したり、リストで表示された情報をクリックして確認したりと、マウス操作だけでもほとんどの業務が完結します。操作ミスが起きにくく、直感的に使えることで、現場のストレスが軽減。パソコンだけでなく、タブレットやスマホからも利用できるので、倉庫や外出先でもスムーズに作業が進みます。
2-3.初心者でもすぐに使える仕組みづくり
特にテンプレート機能が秀逸です。用意されたテンプレートを使えば、作業報告・顧客管理・在庫管理などが数分でスタート可能。そのまま使っても良し、必要な項目だけ編集しても良し。初心者でもストレスなく“自分の業務にフィットする仕組み”を作れます。さらに、公式コミュニティや動画チュートリアルが豊富なので、安心して導入を進められます。
3-1.スモールスタートで導入のハードルを下げる
- デジタル化は「会社全体で一斉に切り替えなきゃいけない」と思われがちですが、それが現場の反発を生む一因です。kintone導入のポイントは、“小さく始めて段階的に広げる”こと。
- まずは一部署、あるいは一業務だけ。たとえば「出退勤記録」や「備品の貸出管理」といった手間の割に単純な業務を対象にするのが効果的です。
- こうした小さな成功体験を積むことで、現場も「これなら便利」と実感し、自然と導入が広がっていきます。
3-2.「まずは1枚の紙」からアプリ化する方法
「何から始めればいいのか分からない」という方は、今使っている紙の書類を1枚だけピックアップしてください。たとえば、社内申請書・日報・報告書・伝票など、よく使われていて手間が多いものがおすすめです。その紙の内容を、kintoneの入力フォームに“そのまま”置き換えるだけでOK。特別な設計も構想もいりません。
たとえば、「依頼者名」「日付」「内容」など、紙に書いていた項目をドラッグ＆ドロップで並べるだけ。紙に書いていたものをそっくりデジタル化する感覚なので、現場にもすぐに受け入れられます。
3-3.現場からアイデアが出てくる仕掛け
kintoneの面白いところは、「使い始めると、現場からどんどん改善アイデアが出てくる」ところ。「ここ、こうできない？」「この項目増やしたい」と、使う人自身が“業務改善の主役”になるんです。
なぜそんなことが起きるのか？kintoneは“自分たちで変えられる”ツールだから。
従来のシステムは、「要望を出して→システム担当が開発して→テストして…」と時間がかかるのに対し、kintoneならその場で項目を追加・変更できる柔軟さがあります。「使って終わり」ではなく、「使って育てる」。だからこそ、社内に定着しやすく、導入効果も大きくなります。
4-1.導入企業が語る“変化の瞬間”
「紙の業務が一気に減った」
「誰でも状況が把握できるようになった」
「新人がすぐに戦力になった」
こう語るのは、実際にkintoneを導入した岡山県内の中小企業の声です。共通しているのは、「まずはやってみた」「現場の声を拾った」こと。最初から完璧を目指さず、“日々の小さな不便”を“少しずつ便利”に変えることから始めた結果、社内の空気が変わり始めたのです。
4-2.成果が見えるkintoneアプリ例
初期導入でも効果が出やすく、実際に導入されているkintoneアプリの例をご紹介します。
出勤簿・日報アプリ
紙やExcelでの記録がスマホで入力可能に。確認もリアルタイムでOK。
見積・受注管理アプリ
書類のバージョン違いや転記ミスがゼロに。
クレーム対応履歴アプリ
過去の対応履歴がすぐ確認でき、対応漏れを防止。
どれも複雑な操作は不要。テンプレートからスタートし、会社に合わせて少しずつ育てていけます。
5.明日から動ける！今日やるべき3つのアクション
5-1.業務棚卸しのチェックリスト
まずは、紙やExcelでやっている業務を“見える化”しましょう。以下のようなチェックが有効です。
- 紙の申請書：何種類あるか？誰が処理しているか？
- Excel管理ファイル：どこに保存されているか？誰が更新しているか？
- メールや口頭のやりとり：記録が残っているか？確認に時間がかかっていないか？
この棚卸しが、kintone導入の第一歩です。
5-2.無料トライアルで試すコツ
kintoneは30日間無料でトライアル可能。
まずは「現場の人と一緒に触ってみる」のがおすすめです。1人で試すよりも、「この業務に使えるかも」と声を引き出しながら使うことで、具体的な改善イメージが見えてきます。
5-3.社内で一歩踏み出すための伝え方
「便利そうだけど、上司が渋る」「現場が乗ってこない」そんなときはこう伝えましょう。
- 「紙が減ればミスも減るし、探す手間もいらなくなる」
- 「入力がスマホでできるから、報告が楽になる」
- 「まずは1個だけ試してみましょう」
“自分たちのメリット”を伝えることが、現場を巻き込む鍵です。
まとめ：紙をやめるだけで、会社はもっと強くなる
紙を使い続けることが悪いわけではありません。
でも、それが「非効率」「ミスが多い」「ストレスの原因」になっているなら、見直すタイミングかもしれません。
kintoneなら、難しい知識も大がかりな準備もいりません。
たった一つの紙の業務から始めて、確実に社内を変えていく力があります。
「紙をやめること」は、業務改善のスタートライン。
今日その一歩を踏み出せば、明日には効率的に仕事ができる会社への道を歩み始められるはずです。
ぜひ一度、kintoneの使いやすさを体感してみてください。
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