もう紙に戻れない！給与明細電子化で得られる3つのメリット

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今回は、給与明細電子化で得られる3つのメリットについてご紹介します！

給与明細を紙で発行する場合、発生するコストは単なる印刷代や紙代だけにとどまりません。

毎月の給与明細を入れる封筒代、従業員への郵送が必要であればその郵送費もかかります。明細の保管には一定の期間が必要となるため、高セキュリティの保管スペースを確保する費用や維持費も発生します。
さらに、給与明細の印刷や配布、保管に携わる担当者の労働時間＝人件費も見逃せません。

これらのコストは一つひとつは小さく見えても、積み重ねると決して軽視できるものではありません。
年間で見れば数万円から数十万円規模の負担となり、業務効率や予算に影響を与える大きな要因となっています。

メリット1: 業務効率の大幅アップ

給与明細の電子化により、印刷や封入、配布といった時間のかかる手作業が完全になくなります。
これにより、経理や総務部門のスタッフが重要な業務に集中できるようになり、全体の業務効率が大幅に向上します。

また、明細をシステムで一括管理できるため、明細データを確認・修正する作業も簡単に行えます。

メリット2: コスト削減

給与明細の電子化は、紙代、印刷費、封筒代、郵送費といった直接的なコストを削減するだけでなく、保管スペースにかかるコストや担当者の人件費も大幅に削減できます。特に従業員数が多い会社は大幅なコストカットを見込めます。

メリット3: 従業員の利便性と安心感

従業員はスマートフォンやPCから給与明細をいつでもどこでも簡単に確認できます。紙の明細と異なり紛失する心配がなく、プライバシーが保たれる点も安心です。

また、過去の給与明細を検索・ダウンロードするのも簡単で、手続き書類の提出など、必要な場面で迅速に対応できます。利便性の向上により従業員満足度が高まり、企業全体の働きやすさ向上にもつながります。

従業員の同意

給与明細を電子化する場合、従業員の同意を得ることが必要となっています。電子明細は従業員にとって利便性が高い反面、デジタル環境に馴染みのない従業員には抵抗感がある場合も。円滑に導入を進めるためには、電子化のメリットを丁寧に説明し、理解と納得を得るプロセスを大切にしましょう。
また、同意の取得には書面やメールなど、記録が残る形式で行うことが推奨されます。

参考：国税庁ホームページ
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm#q5

給与システムとの連携

現在利用中の給与管理システムが、電子明細サービスと連携できるかどうかは事前に確認する必要があります。連携がスムーズに行えれば、給与データをそのまま電子明細に反映でき、効率がさらに高まります。

ネットリンクスではお客様に最適な給与計算・明細電子化システムの選定・導入サポートはもちろん、現在の給与計算業務全体の見直しについてもご相談いただけます。
担当者の負担軽減やペーパーレス化をご検討の方、明細電子化にご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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