改正電子帳簿保存法2年猶予の条件は? 猶予期間にすべきことは?

2022.01.24

電子帳簿保存法の改正

こんにちは!岡山・香川のテレワークならおったまのテレワークガイドです。
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電子帳簿保存法、覚えていますか。
2021年末。中小企業の皆様をざわめかせた電子保存の義務化
とりあえず猶予期間ができたと聞いたけど、具体的にはどうなったのでしょう。
ざっくり確認してみましょう!

目次

 1.おさらい!電子帳簿保存法改正、何が困るの?

2022年1月に改正が施行された電子帳簿保存法。

改正されると何が困るのでしょうか?

デジタル化が進んでいない会社に最もインパクトがあるのは「電子取引」

電子取引を行った場合において、電子データで授受した注文書や納品書、請求書などは電子データで保存することが義務付けられます。

できなくなること

注文書や請求書が電子データで送られてきた時に「印刷してファイリング保管」ができなくなります。
しかも保存方法も細かく規定されており、「適当にファイル保存」することもできません。

\おさらいコラム/
「知らなかった」では済まされない電子帳簿保存法改正

「義務です。今まで通りにはできません」と言われても、すぐに対応するのは難しいですよね。

そこで、企業の電子化の現状を考慮して電子データ保存の義務化は2年猶予されることになりました。

2.猶予の詳細を確認!

期間

2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間

猶予の概要

電子化の対応が間に合わない場合、税務調査などの書類の提出が必要な時に必要な書類を指示された通りに提出できる状態で管理されていれば、紙出力での保存も認める。

出典:令和4年度税制改正大綱(令和3年12月10日|自由民主党、公明党)
※外部サイトにリンクします

猶予の条件

税務署への申請・届出は不要ですが、以下の2点の条件を満たす必要があります。

1)所轄税務署長が、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存要件に従って保存をすることができかなったことについて、やむを得ない事情があると認める

『やむを得ない事情とは?』

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に係るシステム等や社内でのワークフローの整備未済等、保存要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難であることをいう。

2)当該保存義務者が、当該電磁的記録の整然とした形式及び明瞭な状態の出力書面の提示、又は提示の求めに応じることができるようにしている

『整然とした形式及び明瞭な状態とは?』

書面により作成される場合に準じた規則性を有する形式で出力され、かつ、出力される文字を容易に識別することができる状態。

まとめ

猶予のためにやるべきことはないけれど……

猶予のために税務署に申請・届出をする必要はありません。

システム・ワークフローの整備が整っていない場合について具体的には定められていません。どのような理由でも対応が間に合わなければ猶予が認められると解釈できます。

書面の提示についても今までも「整然とした形式及び明瞭な状態」で保存されてきているはずですので、猶予期間中に特別なにかをする必要はありません。

出典:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和3年12月|国税庁)
※外部サイトにリンクします

3.猶予期間中に進めておきたいデジタル化

とりあえずは、ほっと一安心。

ですが猶予期間だからとのんびりしていては2年後に青ざめることは必至。

2年の準備期間として順次デジタル化を進めていきましょう。

電子取引の対応方法は色々ありますが、システム導入で対応する時に欲しい機能はこちらです。

電子取引保存の要件を満たす機能

【必須】

  • 記録項目を保存できる
  • 検索機能(取引先・日付・金額など)

【いずれか一つ】

  • タイムスタンプの付与(取引情報の授受前)
  • タイムスタンプ付与&保存者・監督者情報を記録(取引情報の授受後)
  • バージョン管理(訂正・削除)
  • 訂正、削除の権限管理

電子取引保存の要件を満たすシステムの導入

以下の保存要件を満たしていれば、対応システムを導入する必要はありません。
しかし、マンパワーだけでの対応はかなり厳しいというのが現実です。

電子取引の保存要件

◆真実性の要件

以下のいずれかの措置を行うこと

  1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
  2. 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行うもの又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
  3. 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
  4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務規定を定め、その規定に沿った運用を行う

◆可視性の要件

以下の全てを満たすこと

  1. 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  2. 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
  3. 検索機能を確保すること

出典:電子帳簿保存法が改正されました(令和3年12月|国税庁)
※外部サイトにリンクします

先を見据えて、改正電子帳簿保存法に対応したシステム導入の検討をおすすめします。

面倒くさいと思うとなかなか動きだせませんが、デジタル化のチャンスと思えば勢いもつきます。

タイムリミットは2年

ため息を深呼吸に変えて、いざデジタル化!

4.電子帳簿保存システム導入のお手伝い

電子帳簿保存システム改正電子帳簿保存法に対応した電子帳簿保存システムをご紹介します。

ネットリンクスで販売・導入支援を承っておりますので、気になるサービスがありましたらお気軽にお問い合わせください

◆B to Bプラットフォーム請求書

請求書の発行・受取を電子データで行うWeb請求書クラウドシステム。

「発行する請求書」だけでなく「受け取る請求書」「支払金額の通知」など、多彩な請求業務の電子データ化に対応。

BtoBプラットフォーム請求書の詳細はこちら

◆勘定奉行クラウド

クラウド型の財務会計システム。

電子取引、スキャナ保存、帳簿の電磁的記録、書類の電磁的記録……改正電子帳簿保存法に対応するために必要な機能を網羅。

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◆楽楽明細 × 楽楽電子保存

「楽楽明細」で受け取った電子請求書などの帳票をすべて電子保存・一元管理できるクラウドシステム。

「楽楽明細」以外の電子請求書システムや、メール添付で受け取った請求書も管理できる機能も現在検討中。

楽楽明細の詳細はこちら
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◆楽楽精算

改正電子帳簿保存法の要件を満たすタイムスタンプ・検索機能を備えたクラウド型の経費精算システム。

交通系ICカードとの連携、専用アプリを使った領収書読み込み、OCR機能による自動データ入力、自動仕訳したデータの会計ソフト連携も可能。

楽楽精算の詳細はこちら
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◆Money Forwardクラウド会計

「証憑添付機能」を用いて、紙や電子の国税関係書類を保存することが可能。

仕訳に添付した証憑データは、電帳法対応ストレージサービス「マネーフォワード クラウドBox」に連携し、改正電帳法の要件に則して保存。

MFクラウド会計の詳細はこちら
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