メール添付のリスク、気づいていますか？安全・効率的なファイル共有なら「Box」

2024.12.03

こんにちは！岡山のIT・経理コンサルティングのネットリンクスです。
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日常的にPDFファイルをメールに添付して送信していませんか？
確かに手軽ですが、実はその方法には見過ごせないリスクが潜んでいます。
今回は、メール添付によるファイル共有のリスクについてご紹介します。

1.メール添付によるファイル共有のリスク

メール添付をすることでどのようなリスクがあるのでしょうか？

セキュリティの脆弱性

メール添付でのファイル共有は、フィッシング攻撃やマルウェア感染のリスクを伴います。

特に、送信者を装った偽のメール（フィッシングメール）は年々巧妙化しており、信頼できる取引先や上司からのメールに見せかけて悪意ある添付ファイルを送りつけるケースが増えています。受信者が気づかずにそのファイルを開いてしまうと、ウイルスが社内ネットワーク全体に拡散し、情報漏えいやシステムダウンといった重大なトラブルを引き起こす可能性があります。

誤送信による情報漏えい

メールの宛先を間違えるのは、誰にでも起こり得るミスです。しかし、そのメールに機密情報が含まれていた場合はどうでしょう？

その情報が誤って第三者に渡ってしまうと、会社の信用に関わる重大な問題に発展する可能性があります。一度送ったメールは取り戻すことができません。さらに、そのメールが転送されてしまえば、情報がどこまで広がったのかを把握するのは困難です。

2.パスワードを別送してもリスクは減らない

「パスワード付きファイルなら安心」と思うかもしれませんが、実際には万全な対策とは言えません。

攻撃者がメールを傍受した場合、ファイルとパスワードを両方入手される可能性があります。また、パスワード付きZIPファイルは暗号化されているため、ウイルススキャンを回避しやすいという問題もあります。その結果、マルウェアがそのまま受信者に届いてしまうことがあるのです。ではどうしたら良いのでしょうか。

これらのリスクを解消する対策としてご提案したいのが、クラウドストレージの活用です。
クラウドストレージとは、クラウドのサーバ上でファイルを管理できる仕組みです。アップロードしたファイルをリンクの形で送信すればメールにファイルを添付しなくても取引先や協力企業へのデータ共有が安全&効率的に行えます。

3.安全で効率的なファイル共有ならクラウドストレージ「Box」

クラウドストレージにも無料で使えるものから有料のものまで様々ありますが、企業としてよりセキュリティ対策に力を入れるなら「Box」をおすすめします。

Boxの最大の特長は、アップロードしたフォルダやファイルについて細やかなアクセス設定を行うことができるところです。ユーザーによって利用できる範囲を制限したり、共有リンクの有効期限を設定することでセキュリティを高めることができます。万が一ヒューマンエラーでリンクを送る相手を間違えたとしても、共有したリンクを無効化すればメールの受信者はファイルにアクセスできません。

また、ストレージ内のデータに対して行った操作（閲覧、編集、ダウンロード等）はすべて履歴として保存されており、不正なアクセスに気が付いたときは状況を追跡することができます。