ペーパーレス化のメリットとは？テレワークにも欠かせないその必要性とは

2021.07.06

新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入が注目されていますね。

社外で仕事ができるなんて、ちょっとかっこいいかも…じゃなくて、通勤時間の削減や生産性の向上に繋がってきますよね。でもテレワークの導入にはまず「ペーパーレス化」が必要なんですって。

ペーパーレス化が必要って言われても…具体的には何をしたらいいの？
そんなあなたに、今回は「ペーパーレス化」について解説していきます。

【目次】

◆ペーパーレス化とは？
◇5つのメリットと3つのデメリット
 ◆ペーパーレス化における課題点と、課題解決のための必要環境
 ◇ペーパーレス化のためのお手伝い
 ◆まとめ

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、紙媒体の利用を減らして書類を電子化することを指します。紙媒体を電子化する主な方法は、紙資料をスキャンしてデータとして保存することです。

しかしすべての書類をペーパーレスにできるわけではなく、なんとペーパーレスの対象外文書（e-文書法によって規定）というものがあるんですね。
例えば、緊急時に即閲覧できる状態を保つ必要があるもの（安全の手引き）や、現物性が高いもの（免許証や許可証など）はペーパーレスの対象外です。

対象外文書に限らず、紙をすべてなくせば良いというわけではありません。
ビジネスとしての観点では、より資料を活用しやすいようにデジタル化することもペーパーレスの大切な意義です。電子化したことでかえって扱いにくくなってしまっては本末転倒です。

必要に応じてペーパーレス化する対象を選別したり、電子文書を使用しやすいツールを導入することが肝要です。
ネットリンクスでも、電子化しているデータと紙で社内に保管されている書類の2つを使い分けています。

5つのメリットと3つのデメリット

続いては、やはり多くの方が気になるペーパーレス化に伴うメリットとデメリットの紹介です。

《メリット》

１．業務の効率化

今必要なのにどこに置いたか分からない書類や、ファイリングし損ねたためにバラバラになって机上に積まれている書類の山、山、山・・・この中から必要な書類を見つけ出すのは困難かつ、探す時間がもったいない・・・。なんと人は探し物をするのに年間150時間も費やしているそうですよ、びっくり。

資料を探す時、電子化したデータなら検索欄にキーワードを打ち込むだけで簡単に見つけ出すことが可能です。
書類をかき分けて探す時間も、ファイリングする時間も減らせるので生産性向上・業務の効率化に繋がります！

２．紙・印刷などのコスト削減

ペーパーレス化におけるメリットのうちに用紙代・印刷代などの削減があげられます。
印刷代、用紙代、印紙代、印刷機のメンテナンス、保管ファイル、書類の郵送費、廃棄代・・・それらにかかる費用は膨大なもの。

しかし、ペーパーレス化によって年間60％～70％の削減効果が見込めるとされています（システムなどの初期導入費用を除く）。
また、書類そのもののみならず保管にかかる備品のコストも削減できます。

３．災害時の復旧作業に有効

地震、火事、水害・・・重要な書類を紙媒体で大量に保管していると、災害に遭ってしまった際に失うものも大きくなってきます。最悪、元に戻らないなんてことも・・・。

そんな時に書類を電子化していれば二重三重と簡単にバックアップを取ることもできるので、災害時の復旧作業に有効です。

４．セキュリティ対策に効果的

一度紙に印刷すると、そのあとの紙文書の管理も大変ですよね。資料一つ一つの破棄状況を把握・制御するのはとても困難で、オフィスのごみ箱や電車に忘れたカバンなどから簡単に情報が漏洩してしまいます・・・企業の情報漏洩は58％が紙媒体からだとか。

ペーパーレス化して、資料をデータとして保存しておけば電車内に忘れたりすることもありません。データストレージサービスによっては、ファイルを閲覧するための制限・編集の権限も制御することができるので、誰でも閲覧・改ざんできてしまう危険性も避けられます。

５．テレワークの実現

テレワークとは社外で仕事をすることです。仕事に必要な資料が自宅で閲覧できないとなると、仕事になりませんよね。そのためにペーパーレス化は欠かせないのです。

テレワーク導入済の企業であれば、緊急事態宣言のような不測の事態が起きたとき、従業員の安全確保と事業継続を両立させることが可能です。ネットリンクスでは、緊急事態宣言よりも前から全従業員のテレワーク化を終えていたので事業を中断することもなく、従業員の安全も確保できました！

《デメリット》

１．データ化に作業コストがかかる

従業員用のパソコン等の電子機器を保有していなければ、まずそれらの購入費用がかかります。
また、セキュリティ対策のためのソフトウェアの導入や、ネット環境の見直しなどが必要になる場合も・・・。

こういったハード・ソフト・インターネット回線などの環境面の整備コストが、ペーパーレス化にいまいち踏み切れない要因の一つとなっているようです。

２．システムやネットワークの影響を受ける

クラウドにデータを保管しているとクラウドサーバーやネット環境に障害が発生した際、接続が悪かったりアクセスできなかったりなどの影響を受ける時もあります。

３．資料が扱いづらい場合がある

スマートフォンやタブレット端末から資料を閲覧すると、画面が小さくて資料が読みづらく感じることがあります。
そもそもスマートフォンやタブレット端末に対応していないデータの場合、閲覧することが不可能な場合も考えられます。

ペーパーレス化における課題点と、課題解決のために必要なこと

ペーパーレス化を進めるにあたって、いくつか課題点があります。

〇デジタル化のためのコスト

今までの資料がすべて紙媒体であったり、電子機器を導入しなくてはならなかったりすると、デジタル化を実現するためのコストが多くかかってきます。

〇従業員のICTスキル

ペーパーレス化をすることで会議などもWeb上で行うことが増えてくるのではないでしょうか。
その際に必要となってくるのは従業員のICTスキル(情報伝達技術)です。スムーズに、効率的に業務を遂行するために必要になってきます。

〇デジタル化に抵抗を感じている従業員がいる

デジタル機器に慣れていない従業員がいた場合、不慣れなことにより不便さを感じたり作業効率の低下を懸念するでしょう。

【課題を解決するために】

〇電子機器や環境の整備
ペーパーレス化に必要になってくる電子機器の導入やセキュリティ対策、ネット環境などを整備する必要があります。
会社の状態や業務内容によって向いているサービスや必要なスペックも変わってきます。
ペーパーレスを導入する際には、かかるコストなども考慮して計画的に進めていきましょう。

〇従業員の理解を図る
デジタル機器に慣れている人もいれば、そうでない人もいます。ペーパーレス化に乗り気ではない人も出てくるでしょう。
デジタル機器やソフトの使用方法の説明会や勉強会は必須です。

また、全従業員が納得してデジタル化に対応できるよう、ペーパーレス化・デジタル化のコスト提示はもちろん、メリットやデメリットを共有しておく必要があります。全従業員にペーパーレス化の導入が、会社にとっていかに有益であるかを理解してもらいましょう。
「やれと言われたからやる」と「目的が分かっているからやる」のでは効率や成果に雲泥の差がでます。
メンタル面は忘れてしまいがちですが、生産性を高め効率よくペーパーレス化を進めるためには重要なポイントです。