DXは手をつけやすいところから始めましょう

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「DXを進めたいけれど、何から手をつければいいのかわからない」と悩んでいる企業は多いのではないでしょうか。DXとは、デジタル技術を活用して業務プロセスを変革し、企業の競争力を高めることを目的としています。

今回は、具体的にどのように進めればよいのか、導入のメリットや注意点とあわせてご紹介します。

そもそもDXってなんでしょうか？経済産業省の資料によると、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を​活用して顧客や社会のニーズを基に製品やサービス、ビジネスモデル​を変革するとともに、業務そのものや組織、プロセス、企業文化・風​土を変革し、競争上の優位性を確立すること​」とあります。

ちょっと抽象的でわかりづらいですよね。いろいろな側面があるのですが、わかりやすい部分だけ抜粋してみましょう。「デジタル技術を​活用して業務プロセスを変革」し競争力を高める。これもDXです。

業務プロセスを変革とありますが、企業にはさまざまな業務があります。その中でも企業内の業務で顧客と直接関わる機会が少ないバックオフィス業務がもっとも手をつけやすい部分になります。

フロントオフィス業務はどうしてもお客様がある前提で業務がありますので、すぐ変えようというにもそれなりの労力や資金が必要になってしまいます。ただ、あくまで手をつけやすいのがバックオフィス業務であって、DXの効果として大きいのはフロントオフィス業務なので、いずれはDXしていく必要があります。

バックオフィス業務といってもさまざまな業務があります。そのなかでも人事労務の給与関係業務はDXしやすい部類になります。

給与計算をするのに、給与計算システムを導入している会社がほとんどだと思われますが、それ以外に関するデータは紙でやり取りしている会社がまだ多いと思われます。具体的には、タイムカード、給与明細書、有休などの申請書、社会保険等の手続き関係、所得税住民税の手続き関係などといったものです。

勤怠管理システムの導入でタイムカードの廃止や有休申請等の電子化、社会保険は電子申請システム、税金関係は電子申告システムなどが必要になってきますが、給与明細書の電子化（従業員のPCやスマホに給与明細書データを送ったり、従業員からクラウド上のポータルを見て給与明細を確認してもらう）はすすめやすいです。

DX、電子化を進めるにあたって不安な部分が多いため、躊躇される方も多いと思います。変革にはトラブルが絶対にないとはいえません。デメリットの部分も知っておくべきです。給与関係業務のDXのデメリットは、従業員との間において電子化に理解をしてもらわないと生産性が下がってしまうということです。

例えば給与明細書の電子化を拒否され、従来通り紙での出力が多く残ってしまうと、かえって業務の種類が増えてしまい、省力化どころか生産性を下げることになりかねません。

それでもメリットの方がほとんどの場合大きいです。給与明細書の電子化で言えば、従業員のPCやスマホに給与明細書データを送ったり、従業員からクラウド上のポータルを見て給与明細を確認してもらうといった方法の場合、システムで自動的に該当日時にメールを送信したり、クラウド上に公開したりしてくれるため、業務をする側の人が、特に何もする必要はないのです。

つまり今までの紙に印刷して折りたたみ、封筒にいれて送るなどの業務がそっくり無くなります。仮に2割の人が電子化を拒否したとしても、8割分業務にかかっていた時間や明細と封筒の紙代などを削減できるのです。
自社内でどれぐらい時間やコストが削減できるのか計算してみるとよいかもしれません。

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