RPAロボット導入から三年！振り返りレポート
2022.12.12
弊社がRPAを導入したのは2019年の12月。
3年間自社やお客様先のロボットを作成し、岡山の業務効率化を進めてまいりました。おかげさまで2022年度おかやまIT経営力大賞では、RPAによる業務効率化等が評価され、チャレンジ特別賞を受賞しました。
1.RPAで仕事はどう変わった？
削減した業務時間：年間627時間
業務時間だけを見ると627時間の削減が成果ですが、RPAの恩恵はそれだけではありません。むしろRPAの真価は業務の削減時間では測れないところにこそあります。
「もう、なかったころには戻れません」と言われる理由を、生の声を交えてご紹介します。
〇RPAがいつも決まった日時に業務をしてくれる
- いつも頭の端で業務の締切を意識していたのから解放された
- スケジューリングに頭を悩ませなくて良くなった
- 締切厳守の為に残業する必要がなくなった
- その業務の為に出勤しなくて良くなったので有休取得を諦める必要がなくなった
- 締切忘れのミスに泣くことがなくなった
- 決まった時間に、必要な資料の作成とあわせてお知らせまでしてくれるので、自分のスケジュール忘れがなくなった
〇面倒な転記作業をRPAがしてくれる
- 転記のケアレスミスがなくなった
- スキルアップに繋がらない業務から解放された
- 「これ、私がやらなくちゃだめですか？」という従業員のストレスがゼロに！依頼する私の心苦しさもゼロに！
〇RPAで脱・属人化
- 「この人にしかできない業務」が「RPAを起動するだけでできる業務」になり、人的リソースが自由になった
- 属人化業務が減って「絶対に休めない」という心理的負荷が軽減した
- 担当変更による業務引継ぎが不要になった
- 引継ぎ直後に必須だったミスチェックやサポートが不要になった
- 業務のために呼び出されることがなくなった
〇RPAが夜間も早朝も働いてくれる
- 夜間のうちに業務を終わらせてくれるから、朝一で後続業務に取り掛かれるようになった
- 皆で共用しているファイルやソフトを長時間占有する業務が夜間に完了するようになり、業務完了を待たなくて良くなった
- RPAが朝一で収集した最新情報を確認できるようになった
- 定時後に送られてくるデータもRPAが処理してくれるから残業しなくて良くなった
〇RPAならいつも何度でも
- うっかりミスで削除してしまった資料。RPAが文句ひとつなくもう一度作ってくれた
- お断りしていた休日の業務をRPA化することで請けられるようになった
- 資料が送られてくる日時がまちまちの業務もRPAがマメにチェックしてくれるから漏れがない
〇人事・労務のお悩みも軽減
2.稼働中のロボットは30体！主な業務は集計と報告
〇何体のロボットがいつ働いているの？
現在社内で稼働中のロボットは30体。
スケジュールで自動起動するものがほとんどですが、人間が担当している業務が完了した後に手動で起動しているロボットもいくつかあります。ロボットの起動というと難しげに聞こえますが、ロボットのショートカットアイコンをダブルクリックするだけです。簡単！
スケジュールで動くロボットの稼働時間は、早朝・夜間の業務時間外が多く、日中のリソースは人間が活用できるようにしています。
〇どんな業務をロボット化したの？
様々な業務をロボット化していますが主要業務は集計と報告です。
最近は基幹システムの操作を行うロボットも増えてきました。
稼働中の30体の中の「一番最初に作ったロボット」「もっとも業務時間削減に貢献しているロボット」「稼働回数が多いロボット」をご紹介します。
はじめてのロボット
最初に開発したのは「データを集計して結果をチャットでお知らせする」ロボットでした。
このパターンは鉄板で、日報集計、売上予実作成、集客情報集計、残業時間集計アラートなどなど、様々な集計ロボットが現在も活躍中です。
集計業務は月末に行うことが多く、担当者は夜遅くまで残業するのが宿命になっていたのですがRPA導入により、かなりの負荷軽減に繋がりました。
業務時間削減No.1！
もっとも業務時間を削減できたのは「データを取得して体裁を整える」ロボット。
ダントツトップの月20時間削減！
データの入手先が複数あったり、データを整えるまでの手順が複雑な業務は結構時間がかかります。こういった業務はさっさとRPA化して人の手から放してしまうのが得策です。報告を受けて内容をチェックするだけで良いのって爽快ですよ。
働き者で賞
稼働頻度が1番高い働き者は「WEBからデータを取得して報告する」ロボット。
なんと365日、毎朝稼働しています。
WEBシステムログインのためのパスワード入力が複数回あり、ミスをするとやり直しになるのが面倒な業務です。業務自体は1回につき20分程度で終わる簡単なものですが、毎日決まった時間までに作業しなくてはならないのも結構なストレスでした。
しかもロボットが休日も働いてくれるので、時折発生していた休日分の作業もれミスもゼロになりました。最高！
毎朝「ケロミちゃん（弊社RPAのニックネームです）有難う」って呟いています。このロボット、実は執筆者が一番愛しているロボットです。紹介文字数に贔屓が如実に表れていますね。えへへ。
3.今だから話せるRPA導入のコツは？
導入前に絶対に押さえておきたいコツは以下の3点です。
１：目的を明確にする
２：現状を把握し分析する
３：フェーズ分けした計画を立てる
お恥ずかしながら弊社は２と３が不十分だったため、いまひとつスピード感が出せませんでした。
この反省を踏まえてまとめたRPA導入時の注意点と業務効率化のステップ、上記のコツの具体的な内容などを個別相談会やセミナーにてご紹介しています。
最初のご相談からRPA導入後のフォローまで、OneStopで対応させていただきます。
RPAのご相談はネットリンクスへ！お待ちしております！
